Asistente de Programas - Santa Bárbara

A través de su trabajo en 50 países con economías en desarrollo en África, Asia y las Américas, Plan busca alcanzar la mayor cantidad de niños y niñas que sea posible, particularmente aquellos y aquellas que son excluidos/as o marginados/as, con programas de alta calidad que entregan beneficios duraderos, a través de incrementar sus ingresos, Trabajando en asocio con otros y operando de manera efectiva.

¡Plan promueve los derechos de la niñez y está comprometida con la protección de los niños y las niñas, así como con la igualdad de género, por lo tanto toma las medidas necesarias para que sus intervenciones y el actuar de su personal sean acordes con esta política, asimismo, respetamos el principio de igualdad de oportunidades y no discriminación a personas por su raza, color, género, edad, origen, lengua, discapacidad, orientación sexual, religiosa y/o política, estatus marital o embarazo!

Este puesto coordina los procesos y trámites administrativos de la Unidad de Programa o del departamento de programas en CO, dentro de las normas y procedimientos corporativos y de derecho para asegurar el cumplimiento del presupuesto, estrategia e indicadores a través de los proyectos así como las normas y políticas internas. 

Responsabilidades generales - Resultados Finales claves para la posición:

• Ingreso de Solicitudes de pedido en Sap, Apoya y da seguimiento a liberaciones de solicitudes de pedido y órdenes de compra, Remite los procesos de requisiciones de compras y pagos a los departamentos de compras y centro de pagos.
• Completa formato de requerimientos de pago, de liquidaciones propias de Programas.
• Velar por el cumplimiento de las políticas corporativas de Plan, Fomentar y Propiciar ambientes agradables de trabajo, mediante su participación pro-activa y su compromiso profesional.
• Apoyo con los controles, recepción y envío de información referente a flota (vales, controles, coordinación), P&C y patrocinio
• Apoyo en seguimiento de acuerdos con los equipos de implementación programática de la CO (reportes, planificación, ejecución)
• Asegurar la existencia de suministros para que el personal cuente con los recursos que necesita para realizar su trabajo.
• Administrar los fondos de caja chica con el propósito de garantizar el manejo eficiente de los fondos asignados
•  Atender vía telefónica y personalmente a los visitantes la Unidad de Programa/CO con el fin de brindar un buen servicio y velar por la comunicación fluida y respetuoso con clientes externos.

Actividades de cada responsabilidad:

Ingreso de Solicitudes de pedido en Sap, Remite los procesos de requisiciones de compras y pagos a los departamentos de compras y centro de pagos

• Revisión mensual
• Control, monitoreo y seguimiento que todas las solicitudes en Sap sean ingresadas y tengan el avance en aprobaciones para que pasen al proceso de adquisición y posteriormente al de pago.

Completa formato de requerimientos de pago, de liquidaciones propias de Programas.

• Completa formulario de requerimiento de pago, envía a centro de pagos para los pagos o reembolsos correspondientes

Velar por el cumplimiento de las políticas corporativas de Plan, Fomentar y Propiciar ambientes agradables de trabajo, mediante su participación pro-activa y su compromiso profesional.

• Apoya con el cumplimiento de las políticas organizacionales
• Muestra comportamientos y actitudes acordes a los establecidos en las políticas organizacionales

Apoyo con los controles, recepción y envío de información referente a flota (vales, controles, coordinación), P&C y patrocinio

• Completa, resguarda y da evidencia de los diferentes controles que le son asignados
• Da apoyo y soporte en temas de flota, incluyendo la administración de vales de combustible, envío y recepción de información con el equipo implementador.
• Es el enlace con el departamento de patrocinio
•  Coordinación con el área P&C las suspensiones, tramites de seguro y otros concernientes al departamento del personal de UP en la que esta ubicado.

Asegurar la existencia de suministros para que el personal cuente con los recursos que necesita para realizar su trabajo.

• Mantener actualizado Kardex de suministros
• Mantener suministros en existencia.
• Gestionar compra de suministros con SG.

Administrar los fondos de caja chica con el propósito de garantizar el manejo eficiente de los fondos asignados.

• Realizar pagos de máximos de $25.00 con la documentación completa de respaldo.
• Contar con buen flujo de efectivo.
• Realizar reembolso cuando se cuente con el 50% de gasto.

Atender vía telefónica y personalmente a los visitantes la Unidad de Programa/CO con el fin de brindar un buen servicio y velar por la comunicación fluida y respetuoso con clientes externos.

• Tener un trato cortés con las personas que nos visita.
• Atender amablemente llamadas telefónicas.
• Cumplir con la política de protección y género en el trato de las personas.

Solución de problemas:

• Coordina con IT si existen problemas con el uso de computadoras y/o programas.
• Reporta dificultades de comunicación, retrasos en los procesos, inconsistencia en las comunicaciones, documentos o controles
• Reporta problemas con vehículos y da seguimiento para la solución.
• Reporta incumplimiento de políticas.

Responsabilidad en situaciones de emergencia:

• Dar el apoyo requerido en las acciones de respuesta a la emergencia, de acuerdo a los planes y protocolos establecidos.

Conocimientos, habilidades, conductas, y experiencia requerida para lograr los objetivos del puesto:

Conocimientos

• Conocimientos de trabajo de ONG´s
• Manejo de paquetes de office
• Estudios Universitarios en Administración de Empresas o carrera afín.
• Experiencia mínima de dos años en posiciones similares.

Habilidades específicas al puesto:

• Excelentes relaciones interpersonales
• Espíritu de servicio
• Capacidad de trabajo bajo presión
• Capacidad de planificación, organización, coordinacion, seguimiento y cierre de procesos.
• Nivel básico de idioma ingles (deseable)

Otros Requisitos

• Asume el compromiso de cero tolerancias al abuso infantil y se compromete con el Código de Conducta.
• Empatía con la igualdad de género, multiculturalidad y enfoque de derechos
• Promueve la política de protección de la niñez y la de igualdad de genero
• Sensibilidad social.

Emplazamiento laboral: Santa Bárbara
Tipo de función: Asistente de Programas
Da cuenta a: Coordinador/a Territorial 

Fecha límite/de cierre: 04 de junio del 2025 

Trabajamos para lograr un impacto duradero
- Expreso un propósito claro para el personal y establezco altas expectativas para nuestro trabajo y su impacto.
- Creo un clima de mejoramiento continuo, abierto a los desafíos y a las nuevas ideas.
- Enfoco los recursos para impulsar cambios en las prácticas y políticas a nivel local, nacional y global para maximizar nuestro impacto a largo plazo, respondiendo rápidamente a las necesidades cambiantes, a las nuevas prioridades o a las crisis.
- Utilizo la evidencia de dentro y fuera de la organización para comprender las causas profundas de los problemas, tomar decisiones informadas y evaluar su eficacia.

Somos abiertos/as y rendimos cuentas
- Practico y promuevo una cultura de apertura y transparencia dentro de mi equipo y más allá, incluyendo a nuestros/as patrocinadores y donantes. 
- Me hago responsable y fomento igual responsabilidad entre los miembros del equipo por alcanzar los más altos estándares de integridad.
- Soy consistente y justo/a en la forma que trato a las personas.
- No temo admitir mis errores, y así poder aprender de ellos.
- Soy responsable de asegurarme que somos una organización segura y que protege a todas las niñas, niños, adolescentes y participantes de los programas de Plan a través de implementación directa o a través de las organizaciones socias de Plan. 
  
Juntos/as lo hacemos bien
- Busco resultados constructivos en las discusiones. Desafío las suposiciones, pero escucho a los demás y estoy dispuesto a ceder cuando es beneficioso para el progreso.
- Desarrollo relaciones constructivas a lo largo de Plan International para apoyar nuestras metas comunes, incluso si ello requiere que ajuste las prioridades de mi propio equipo.
- Desarrollo relaciones de confianza y de beneficio mutuo con los financistas, socios y comunidades, creando soluciones juntos para cumplir con nuestras metas y apoyar a los demás en el logro de las suyas.
- Me relaciono y desafío a la sociedad civil y a los gobiernos para construir un mundo mejor para las niñas y para la niñez en general.

 Somos inclusivos/as y empoderamos
- Promuevo activamente la diversidad, la igualdad de género y la inclusión, dentro y fuera de Plan International.
- Escucho con humildad a los demás y apoyo a las personas con quienes trabajo para que participen en las decisiones, asuman mayores responsabilidades y desarrollen su potencial.
- Influyo en la sociedad civil y en los gobiernos para dar prioridad a alcanzar la igualdad para las niñas, garantizando los derechos de la niñez y la progresión segura y exitosa de los jóvenes hacia la edad adulta.
- Fomento un clima que empodere a los niños, niñas y jóvenes como agentes del cambio en sus propias vidas.
- No toleraré ninguna forma de intimidación, abuso o discriminación en el lugar de trabajo.

Se recomienda la aplicación anticipada, ya que revisaremos las aplicaciones durante el período de publicidad y nos reservaremos el derecho de cerrar el anuncio anticipadamente.

En conformidad con la política de “Safeguarding Children” y “Young People” de Plan International, se realizará una serie de controles previos al empleo.

Como organización internacional de desarrollo comunitario centrada en el niño, Plan International se compromete plenamente a promover la realización de los derechos del niño, incluido su derecho a la protección contra la violencia y el abuso. Eso significa que tenemos responsabilidades particulares con los niños con los que entramos en contacto.

Plan International cree que en un mundo donde los niños enfrentan tantas amenazas de daño, es nuestro deber garantizar que nosotros, como organización, hagamos todo lo posible para mantener a los niños seguros. No debemos contribuir de ninguna manera a dañar o poner a los niños en riesgo.

Plan International opera una política de igualdad de oportunidades y fomenta activamente la diversidad, recibiendo solicitudes de todas las áreas de la comunidad internacional.