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Asistente Administrativa/o Financiera/o del Proyecto Blue Lupin - Santa Bárbara

Date: 11-Jun-2022

Location: Santa Bárbara, Santa Bárbara, Honduras

Company: Plan International

La Organización

 

Plan International es una organización independiente, humanitaria y de desarrollo que promueve los derechos de los niños y la igualdad de las niñas.

 

Creemos en el poder y el potencial de cada niño y niña, pero usualmente este potencial se ve afectado por barreras como la pobreza, la violencia, la exclusión y la discriminación. Y son las niñas que son las más afectadas.

 

Trabajando junto a los niños, niñas, jóvenes, nuestros donantes y socios, nos esforzamos por lograr un mundo justo, abordando las causas estructurales de los retos que enfrentan sobre todo las niñas, así como la niñez vulnerable.

 

Apoyamos los derechos de los niños y niñas desde que nacen hasta que llegan a la edad adulta, y trabajamos con ellos para prepararlos por y responder a las crisis y la adversidad. Impulsamos el cambio de políticas y prácticas a nivel local, nacional y global, utilizando nuestro alcance, experiencia y conocimiento.

 

Tenemos más de 80 años construyendo alianzas poderosas a favor de las niñas y niños y estamos activos en más de 70 países.

 

 

Proposito 

 

Garantizar la operación administrativa y financiera del proyecto “Leer para empoderar” en forma organizada, eficaz, eficiente, acorde a las políticas, normas legales y/o administrativas vigentes y a los Plan Operativo del proyecto.

 

Dimensiones del Rol: 

 

Presupuesto:

 

Número de Empleados: 3
Área de Responsabilidad: Unidad de Programas Lempira, Santa Bárbara, Intibucá.

 

Otras Estadísticas: 

 

Responsabilidades generales - Resultados Finales claves para la posición:

 

Gestión Programática

 

-Recepcionar, clasificar, registrar y distribuir la documentación, así como organizar, cuidar y mantener actualizado el archivo correspondiente de todos los procesos programáticos de proyectos.
-Efectuar el requerimiento, controlar y distribuir el stock de útiles para procesos de formación comunitaria,
-cuidando la seguridad y conservación de los mismos.
-Registrar y llevar un adecuado control de la información y documentación de los proyectos en ejecución
-Mantener los archivos actualizados de las gestiones administrativas de proyectos.
-Contribuir al manejo actualizado de información en el sistema SAP.

 

Gestión Administrativa

 

-Gestionar la adquisición de bienes y servicios en los términos establecidos en el manual de procesos y procedimientos y de forma coordinada con la administración 
-Monitorear que la adquisición de bienes y servicios se están realizando con los tiempos y con los requerimientos establecidos. 
-Control de inventario de las adquisiciones del proyecto. 
-Acompañar en el fortalecimiento de las competencias administrativas, financieras y gestión de proyectos de las organizaciones comunitarias y socios.  
-Garantizar la programación de adquisiciones de bienes y servicios de acuerdo al plan operativo y demandas del proyecto.

 

Gestión Financiera 

 

-Coordinar conjuntamente con la coordinación del proyecto, la gerencia y departamento de administración la elaboración del presupuesto y la administración del proyecto
-Dar seguimiento a la ejecución del proyecto registrando y controlando la inversión de fondos.
-Verificar que las diferentes operaciones administrativas y financieras que manejan los socios cumplen con los requerimientos definidos en el convenio.
-Ingreso, modificación de líneas presupuestarias del proyecto en sistema SAP. 
-Proveer la información financiera requerida para el buen funcionamiento del proyecto
-Elaborar y monitorear el presupuesto Operativo, así como apoyar la elaboración e implementación del presupuesto programático del proyecto.
-Realizar análisis financiero y genera información que apoye la toma de decisiones de la Gerencia.
-Preparar, consolidar y analizar los flujos de efectivo que garantizan los recursos financieros para la implementación de las acciones programáticas del proyecto. 
-Garantizar que las liquidaciones son presentadas en los tiempos con los requerimientos establecidos.
-Realizar las requisiciones de los bienes, servicios y otros para la ejecución de las actividades programáticas
-Elaborar la documentación referida a los gastos en el desarrollo de actividades programáticas de acuerdo a los procesos y procedimientos vigentes.
-Recepcionar y documentar las entregas de adquisición de bienes y servicios.
-Llevar control y registro diario de la ejecución financiera programática del proyecto.

 

Gestión de Información, Comunicación y Tecnología

 

-Mantener una actualización de los sistemas y aplicaciones tecnológicas de proyectos.
-Realizar respaldos de información digital (notas de prensa, estudios de caso, bases de datos, informes, documentos e información relevante de proyectos)
-Administración y seguimiento a las estrategias de comunicación de los proyectos.
-Manejo de la comunicación e imagen corporativa en la implementación de los proyectos
 
Gestión de Personas y Cultura Organizacional

 

-Contribuir al desarrollo de un clima y cultura organizacional basado en derechos y alto desempeño
-Apoyar responsablemente a su evaluación de desempeños cimentado en resultados de proceso y en el impacto generado en la vida de los niños y las niñas, a medio término y al final de cada año.
-Fortalecer el aprendizaje institucional a través de un sistema de retroalimentación interna, con actitud proactiva y apertura para las críticas constructivas.

 

Gestión de Seguridad y Reducción del Riesgo 

 

-Garantizar que las medidas de seguridad establecidas por la organización se implementen en los procesos a su cargo.
-Asegurar el cumplimiento de las acciones resultantes de auditorías del área de programas.
-Fomentar una cultura de identificación y reducción de riesgo organizacional.
 
Gestión de Protección a la Niñez y Género

 

-Aplicar toda la normativa institucional para asegurar la protección de los niños y niñas, así como reportar cualquier inquietud sobre abuso o maltrato infantil.
-Promover y practicar activamente la igualdad de género en todos los ámbitos de su quehacer institucional y operacional para que la niñez y juventud, pero especialmente las niñas, las jóvenes y mujeres desarrollen su pleno potencial.
 
Gestión de la calidad (ISO 9001)

 

-Asegurar el cumplimiento de las normas relacionadas con ISO 9001.
-Apoyar la planificación y desarrollo de las auditorías internas.

 

Solución de problemas:

 

Entiende un amplio rango de procedimientos, contestando preguntas sobre lo que se necesita hacer en situaciones locales específicas que puedan tener un grado significante de complejidad. El énfasis está en encontrar soluciones inmediatas con puntos claros de consulta/definición en los diferentes niveles de la estructura organizacional. Con frecuencia se requiere de iniciativa.  

 

Comunicaciones y relaciones de trabajo:

 

Internos:

 

-Personal de la Unidad de Programas.
-personal de programas, grants, administrativo y financiero de país
-Personal CNO
-Gerente de Unidad de Programas
 
Externos:

 

-Voluntarios
-Consultores
-Comunidades y Actores Sociales
-Socios de Plan International Honduras (Alcaldes y Dirección Departamental de Educación de Lempira)

 

Conocimiento, habilidades, conductas, y experiencia requerida para lograr los objetivos del puesto:

 

Conductas de Liderazgo

 

-Comunica con efectividad y claridad
-Actitud positiva

 

Habilidades específicas para la posición

 

- Capacidad de análisis 
- Habilidad para realizar varias actividades a la vez
- Redacción de informes
- Planificación y organización
- Trabajo en equipo
- Pro actividad
- Comunica efectiva 
- Orientación a Resultados
- Toma de decisiones asertivas
- Negociación 
- Dominio completo de Microsoft Office e InternetCreatividad

 

Calificaciones académicas y experiencia

 

-Licenciatura en administración de empresas, finanzas, contaduría pública, ingeniera industrial o carreras afines.
-Tres años de experiencia en áreas administrativa y financiera.
-Experiencia en elaboración, administración y control presupuestario.
-Experiencia en elaboración y análisis de informes administrativos y financieros.
-Experiencia en manejo de activos y control de inventarios.

 

Ambiente físico y requerimientos:

 

-No tiene riesgos laborales
-20% del tiempo en visitas de campo 

 

Nivel de contacto con la niñez: 

 

Nivel de Contacto Medio: Hay contacto o interacción ocasional con la niñez.
Nivel de Acceso a la Información Medio: Tiene poco acceso a la información de la niñez.

 

Emplazamiento laboral: Santa Bárbara, Santa Bárbara
Tipo de función: Administrativa
Da cuenta a: Coordinador/a Nacional del Proyecto “Leer para Empoderar”
Fecha límite/de cierre: 26 de junio del 2022

 

Se recomienda la aplicación anticipada, ya que revisaremos las aplicaciones durante el período de publicidad y nos reservaremos el derecho de cerrar el anuncio anticipadamente.

 

En conformidad con la política de “Safeguarding Children” y “Young People” de Plan International, se realizará una serie de controles previos al empleo.

 

Como organización internacional de desarrollo comunitario centrada en el niño, Plan International se compromete plenamente a promover la realización de los derechos del niño, incluido su derecho a la protección contra la violencia y el abuso. Eso significa que tenemos responsabilidades particulares con los niños con los que entramos en contacto.

 

Plan International cree que en un mundo donde los niños enfrentan tantas amenazas de daño, es nuestro deber garantizar que nosotros, como organización, hagamos todo lo posible para mantener a los niños seguros. No debemos contribuir de ninguna manera a dañar o poner a los niños en riesgo.

 

Plan International opera una política de igualdad de oportunidades y fomenta activamente la diversidad, recibiendo solicitudes de todas las áreas de la comunidad internacional.