People & Culture Coordinator

The Organisation

Plan International is an independent development and humanitarian organisation that advances children’s rights and equality for girls.

We believe in the power and potential of every child. But this is often suppressed by poverty, violence, exclusion and discrimination. And it’s girls who are most affected.

Working together with children, young people, our supporters and partners, we strive for a just world, tackling the root causes of the challenges facing girls and all vulnerable children.

We support children’s rights from birth until they reach adulthood. And we enable children to prepare for – and respond to – crises and adversity. We drive changes in practice and policy at local, national and global levels using our reach, experience and knowledge.

We have been building powerful partnerships for children for over 80 years, and are now active in more than 70 countries.

ROLE PROFILE

RAISON D’ETRE DU POSTE

Supporter le Département People & Culture de l’Organisation dans les suivis administratifs liés à la gestion du staff et la prise en charge du personnel et de la culture organisationnelle.

dimensions du poste

La/Le People & Culture Coordinator s’occupe de :

• Administration du personnel
• Recrutement du personnel
• Gestion du Payroll

• Gestion du système de gestion des Ressources Humaines

RESPONSABILITES

1. Généralités

•  En coordination avec le People & Culture Manager, définir les stratégies de gestion du personnel afin de répondre aux besoins et suivis à faire pour le département ; 
• Travailler en collaboration avec le People & Culture Manager sur la mise à jour et l’implémentation des politiques et procédures internes pour la gestion du personnel ;
• Fournir une assistance au personnel dans l’application des textes, procédures et politiques en vigueur dans le domaine des ressources Humaines ;
• Faire le suivi de l’application effective et consistante de toutes les décisions administratives concernant le personnel ;
• Appuyer dans le processus d’évaluation des performances du personnel ;
• Gérer tous les aspects légaux en relation aux ressources humaines en conformité avec le Code du Travail Haïtien et autres structures ;
• Réaliser occasionnellement des travaux de traduction (écrit) entre l’anglais, le créole et le français.
• Assurer la communication interne entre la direction et le staff pour le partage des informations ;
• Tenir et mettre à jour les statistiques concernant le personnel ;
• Travailler en étroite collaboration avec les chefs des départements afin de définir un plan de développement pour les employés ;
• Informer le personnel du calendrier de formation disponible sur la plateforme Formation de Plan (Plan Academy, Learn at Plan etc.) ;
• Assurer le suivi des formations réalisées au cours de la période fiscale.
• Supporter les Unités de Programme (visite de terrain).

2. Gestion du Payroll

• Préparer le Payroll mensuel en conjonction avec l’équipe de finance afin de garantir qu’il soit effectué de manière ponctuelle dans tous les bureaux.
• Traiter les heures supplémentaires ;
• Effectuer le payroll des employés temporaires ;
• Assurer la distribution des fiches de paie aux employés.

3. Gestion des logiciels RH

• Assurer l’administration du logiciel des Ressources Humaines (HRIS, GRH) ;
• Insérer tout nouvel employé dans le système des Ressources Humaines (GRH, Employee Central) ;

• Former tout nouvel employé sur l’utilisation du système HRIS ;
• Faire des séances de formation de rappel sur l’utilisation du système.

4. Recrutement

• Appuyer dans le processus de recrutement du personnel ;
• Participer à l’élaboration et à la diffusion des annonces d'emploi ;
• Effectuer la présélection des CVs reçus à travers « HRIS » et informer les départements demandeurs de ce tri pour suivi ;
• Planifier et /ou participer aux entretiens d’embauche en impliquant les chefs de départements/projets demandeurs ;
• S’assurer que la procédure de recrutement est respectée et que les documents nécessaires en fonction des étapes sont bien remplis ;
• Elaborer les rapports d’entretien ;
• Effectuer les vérifications anti-terroristes ;
• Préparer les offres d’emploi
• Effectuer les vérifications de références professionnelles des candidats (es);

• Assurer le montage du dossier individuel de staff ;

• Planifier et Coordonner l’orientation du personnel nouvellement recruté ;
• Assurer les suivis de fin de période de probation avec le superviseur du nouvel employé/transféré/promu;
• Préparer les lettres de confirmation de poste.

5. Gestion Administrative

• Rédiger les contrats de travail (suivi pour signature, classement des contrats, avertir le

      superviseur avant l’expiration des contrats ;

• Effectuer la tenue des dossiers (gérer et mettre à jour les dossiers du personnel, constituer les dossiers des employés (es) nouvellement recrutés) ; 

• Gérer le fonds de pension de l’organisation ;
• Gérer le système d’assurance vie et maladie de l’organisation (paiement, ajout/retrait d’employé, attestation, remboursement, etc.);

• Préparer le rapport des évaluations annuelles ;
•  Préparer les lettres de travail pour les employés ;
• Tenir à jour le rapport des congés du personnel.

6. Responsabilités par rapport à la protection des enfants

• S’assurer de faire le suivi des contrôles de casier judicaire des nouveaux venus dans le personnel pour déceler les antécédents criminels et éviter d’engager des abuseurs d’enfants et de jeunes ;
• S’assurer que tout employé, visiteurs, collègues de bureaux externes suivent au moins une introduction sur la Politique de sauvegarde ;
• Réaliser conjointement avec l’équipe de Sauvegarde la formation à l’attention du staff, des stagiaires et volontaires chaque 6 mois et que les copies des fiches de présence soient dument archives dans les annales des Ressources Humaines ;
• Coopérer dans le cadre des enquêtes sur le bien-être des enfants ou sur les cas sensibles relatifs à la sauvegarde de la sécurité des enfants et des jeunes ;
• Faire le suivi avec les membres du personnel qui auraient eu des allégations qui pèsent sur leur dos pour les mises en disponibilité, impliquant la direction de pays et l’avocat de l’organisation ;
• Assigner la tache de points focaux de sauvegarde à qui de droit de concert avec le Hub Regional (RH) et la Direction quand ces positions n’existent pas ;
• S’assurer que le staff suit des formations en ligne ou face à face sur la sauvegarde de l’enfant et est en mesure de répliquer les apprentissages au niveau de leurs bureaux et de leurs communautés de travail ;
• Faire la promotion de la sauvegarde de la sécurité de Plan International et des valeurs ainsi que les engagements que l’organisation assume en rapport au « Zéro tolérance » envers les abus perpétrés à l’égard des enfants et des jeunes suivant la logique du 7/7 et 24/24 ;
• Suivre les introductions, formations, en ligne ou face à face sur la sauvegarde de la sécurité des enfants et des jeunes et soumettre le certificat aux Ressources Humaines ;
• Ne jamais avoir de relations amoureuses ou d’ordre sexuel avec des individus âgés de moins de 18 ans et celles et de ceux ayant entre 18 à 24 ans lorsque ces derniers sont encadrés par nos programmes ;
• Assister les enfants en danger n’importe où et faire le suivi auprès des autorités ou Plan International ou encore d’autres entités capable d’y répondre dans la mesure du possible.

8. Responsabilités en situation d’urgence

• Etre disponible pour l’organisation en situation d’urgence ;
• Prendre Connaissance de son rôle et ses responsabilités dans le Disaster Preparedness Plan (DPP) à chaque niveau d’alerte et s’y adhérer.

  8. Autres Responsabilités

• S’assurer que les activités entreprises au nom de Plan International Haïti au niveau externe
• ou interne sont exécutées en conformité avec les buts de l’organisation et avec les politiques et procédures de Plan International Haïti ;
• Exécuter toutes autres tâches assignées par le superviseur direct ou leur délégué ;
• Veiller à ce que les politiques mondiales de Plan International pour la sauvegarde des enfants et des jeunes et celles sur l'égalité des sexes et l'inclusion soient pleinement intégrées conformément aux principes et aux exigences de la politique, y compris les normes et directives de mise en œuvre applicables à leur domaine de responsabilité. Cela comprend, mais sans s'y limiter, de s'assurer que le personnel et les associés connaissent et comprennent leurs responsabilités en vertu de ces politiques et du Code de conduite de Plan International, leur pertinence dans leur domaine de travail, et que les préoccupations sont signalées et gérées conformément avec les procédures appropriées.

Relations de travail cles

1. Interne

• Les staffs des départements Administration et Finance 
• Les Administrateurs et Assistantes Administratives des Unités de Programmes
• Tout le personnel de Plan International Haïti

    Externe

• Les sites de publication, les journaux (Job Paw, Job 509, Le Nouvelliste)
• Les Fournisseurs (banques, compagnie d’assurance, ONA, OFATMA, etc.)

EXPERTISE TECHNIQUE, COMPETENCES ET CONNAISSANCES

• Diplôme universitaire (BAC + 3) en Administration/Gestion des Ressources Humaines;
• 3 années d’expériences dans le domaine de l’administration/ gestion du personnel
• Connaissance des procédures de recrutement ;
• Familiarité avec le Code du travail en Haïti, les processus et les acteurs en contextes des ressources humaines (ONA, OFATMA, Compagnies d’assurances privées, etc.) ;
• Connaissances des logiciels de base (Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Internet);
• Excellente capacité de communication orale et écrite en Français et en Anglais, l’Espagnol un atout ;
• Bonne connaissance des règles et procédures en matière de gestion des Ressources Humaines ;
• Fortes capacités d’écoute, de discrétion et de tact ;
• Capable de gérer des informations confidentielles ;
• Bonne capacité organisationnelle et rédactionnelle ;
• Planification prioritaire et organisationnelle et bonne gestion du temps ;
• Bonnes relations interpersonnelles ; 
• Capacité de travailler en équipe et de coordonner des tâches multiples ;
• Capacités de travailler sous pression et en dehors de l’horaire régulier du travail ;
• Capacité à résoudre des problèmes et à prendre des décisions et sens de leadership ;
• Bonne Moralité ;
• Esprit d’initiative.

 LES VALEURS DE PLAN INTERNATIONAL EN PRATIQUE

 Nous sommes ouverts et responsables

• Promouvoir une culture d'ouverture et de transparence, y compris avec les parrains et les donateurs.
  Etre soi-même redevable et tenir les autres redevables pour atteindre les standards les plus élevés d'intégrité.
• Etre cohérent et juste dans la manière de traiter les gens.
• Etre honnête sur les erreurs et désireux d'apprendre de nos erreurs.
• Assurer notre redevabilité que nous sommes une organisation sûre pour tous les enfants, les filles et les jeunes.

Nous œuvrons pour un impact durable

• Articuler un objectif clair pour le personnel et définir des attentes élevées.
• Créer un climat d'amélioration continue, ouvert au défi et aux nouvelles idées.
• Concentrer les ressources pour conduire le changement et maximiser l'impact sur le long terme, en réponse aux changements de priorités ou de crises.
• Se baser sur les évidences et évaluer notre efficacité.

Nous travaillons bien ensemble

• Chercher des résultats constructifs, être à l’écoute les autres et accepter de faire des compromis quand c'est approprié.
• Établir des relations constructives à travers Plan International pour soutenir nos objectifs communs.
• Développer des relations de confiance et « gagnant-gagnant » avec les bailleurs de fonds, les partenaires et les communautés.
• S’engager et bien travailler avec les autres hors de l'organisation pour construire un monde meilleur pour les filles et tous les enfants.

Nous sommes inclusifs et habilitants

• Favoriser une culture d'ouverture et de transparence, y compris avec les parties prenantes
• Respecter tout le monde, apprécier les différences et remettre en question les inégalités dans nos programmes et notre milieu de travail.
• Aider les enfants, les filles et les jeunes à accroître leur confiance et à changer leur vie.
• Permettre à notre personnel de donner le meilleur de lui-même et de développer son potentiel.

Environnement physique

• Basé au bureau central à Port-au-Prince
• Des visites périodiques sur le terrain
• Participation aux réunions du département et séminaires en Ressources Humaines

 Niveau de contact avec les enfants

• Contact faible: Aucun contact ou très faible fréquence d'interaction
• Contact moyen: Interaction occasionnelle avec les enfants
• Niveau élevé: interaction fréquente avec les enfants

Il est attendu de tout employé de Plan International Haiti qu’il renforce ses capacités en matière de protection de l’enfant en général et en particulier qu’il ait des connaissances approfondies sur la politique de Sauvegarde des enfants et des jeunes de Plan.

La candidature des femmes est vivement encouragée.

References will be taken and background and anti-terrorism will be carried out in conformity with Plan International Child Protection Policy.  Plan International operates an open opportunities policy and actively encourages diversity, welcoming applications from all areas of the international community.