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Grant accountant FASST

Date: 02-Aug-2022

Location: Ouagadougou, Burkina Faso

Company: Plan International

 

 

Position

 

COMPTABLE DE SUBVENTION

 

Grade

 

 

 

Departement & lieu

 

 

Département des finances - Bureau Pays (Ouagadougou)

 

Date

 

JUIN 2022

 

Rend compte à

 

COMPTABLE SENIOR

Objectif

Plan International travaille dans 50 pays en développement d'Afrique, d'Asie et des Amériques dans le but d'atteindre le plus grand nombre possible d'enfants, en particulier ceux qui sont exclus ou marginalisés, avec des programmes de haute qualité qui offrent des avantages durables en augmentant les revenus, en travaillant en partenariat avec d'autres et en travaillant efficacement.

 

Dans le cadre du projet FASST, le comptable de subvention contribue à la mise en œuvre et à la réalisation effectives des résultats du projet.

 

Sous la responsabilité du Comptable Senior, le/la Comptable des subventions s'assurera que les procédures comptables et administratives pour la documentation des opérations de recettes et de décaissements sont scrupuleusement respectées et que le suivi et la production des rapports financiers sont conformes aux procédures et aux normes requises par Plan International et Affaire Mondiale Canada (AMC). Il/elle travaillera également en étroite collaboration avec le personnel du projet, les partenaires de mise en œuvre et le personnel de Plan International Burkina Faso ainsi que le Département des finances de Plan International Burkina Faso.

 

Dimensions du rôle

Le/la comptable des subventions :

  • A une responsabilité financière directe pour l'enregistrement et la documentation des transactions financières effectuées dans le cadre du projet FASST ;
  • Fournit un soutien et des conseils aux staff de Plan BFA pour une gestion budgétaire efficace et la production de documents de projet et de rapports périodiques sur la situation financière et comptable du projet ;
  • Est responsable du respect des procédures de Plan International et des exigences du donateur dans l'exécution du projet ;
  • Travaillera avec plusieurs partenaires avec le soutien des coordinateurs de projet ;
  • Sera basé à Ouagadougou

 

Responsabilités et résultats attendus

 

1.   Planification et budgétisation des projets

Le/la comptable des subventions :

  • Prépare les documents de suivi du budget du projet conformément au plan de mise en œuvre du projet ;
  • Met à jour les budgets dans le système financier après tout changement ;
  • Vérifie que tous les résultats des modifications des documents de suivi budgétaire existent dans le contrat de subvention ;
  • Prépare l'état mensuel des engagements du projet FASST avant la clôture mensuelle du système comptable et s'assure de son exhaustivité ;
  • En collaboration avec le Comptable Senior, analyse et explique les ecarts budgetaires ;
  • Participe activement aux modifications, mapping des PO et à la derivation des lignes dans le système comptable (SAP);
  • Participe activement aux revisions budgetaires ;
  • Revise au prealable les budgets elaborés par les specialistes pour l’execution des activites, avant transmission au Comptable Senior ;

 

 

2.         Gestion de la comptabilité et de la trésorerie

Le/la comptable des subventions :

  • Reçoit, examine et contrôle toutes les demandes de paiement conformément au budget disponible et aux documents dûment approuvés sur la base d'une liste de contrôle établie ;
  • Saisit dans le système financier toutes les transactions comptables et financières liées aux activités du projet
  • Prépare des lettres ou des ordres de paiement pour les paiements à partir des comptes bancaires du projet et en informe les bénéficiaires ;
  • Analyse mensuellement la smart liste des depenses du projet ;
  • Saisie mensuellement, les couts de recouvrement des salaires et charges de fonctionnement du projet ;
  • Procede a l’apurement des open items, GIR et aux corrections des NRGRANT, figurant dans la smart liste des depenses du projet;
  • Elabore mensuellement, en accord avec le Senior Accountant du projet, le rapport financier mensuel du projet ;
  • Elabore lors de chaque payement, toutes les declarations de retenue à la source et de l’IRF ainsi que les attestations de retenue des fournisseurs ;
  • Traite les avances du staff, les avances pour les activites et les avances des partenaires ;
  • Procede aux paiements pour les prises en charges, lors des formations ou atelier du projet;
  • S'assure de la bonne gestion des systèmes financiers du projet ;
  • Assure le traitement comptable de toutes les transactions dans le système comptable de Plan International ;
  • Assure la cancellation et la traçabilité des documents comptables relatifs aux transactions du projet ;
  • Examine et corrige toute exception aux écritures après la clôture mensuelle du système comptable ;
  • Surveille de manière proactive les avances faites au personnel et les avances aux partenaires afin d’eviter les retards de jsutification
  • Archive les documents comptables ;
  • Travailles-en etroite collaboration avec la comptable sous subvention pour le suivi regulier de la qualité des pieces justificatives, soumises par les partenaires, le suivi des correction requises et l’analyse des rapports financiers présentés suivant la conformite aux règles et procédures du Plan international et de AMC ;
  • Apporte un appui à l’accompagnement technique des ONGs partenaires;

 

 

 

 

 

3.   Points supplémentaires

 

Contrôle Interne

  • Assister le Comptable senior dans l’implémentation des règles et Procédures Financières de AMC
  • En liaison avec le Comptable Senior, s’assurer que les comptes des sous-Subventions sont réconciliés correctement.
  • Rapporter au Comptable Senior toutes irrégularités dans les procédures et règles financières
  • Faire appliquer toutes nouvelles procédures et règles approuvées et publiées par le Directeur Pays.

Preparation d’Audit

  • Participer activement aux audits Internes et Externes.
  • Retrouver les documentations du Projet FASST  durant les audits internes et Externes 

Cloture du Mois

  • Coordonner avec l’équipe Finance et faire la revue appropriée des documents Finance et faire des retours au Comptable Senior du Project FASST .
  • S’assurer que toutes les dépenses sont correctes et effectives
  • Participer activement à la clôture de mois.
  • Exécuter d'autres tâches assignées par le superviseur, appuyer et remplacer le Comptable des Sous Subventions en cas d’absence.

 

Gestion des Problemes

  • Capacité à résoudre des problèmes de manière indépendante ;
  • Le titulaire est chargé de traiter les questions liées à l'état financier et comptable du programme et de faire rapport au comptable principal ;
  • Faire appel au comptable principal et, si nécessaire, au directeur financier du pays pour résoudre des problèmes dépassant ses compétences

 

Communications et relations professionnelles

Le comptable de la subvention du projet FASST aura des communications régulières avec :

  • L'équipe de la direction financière de Plan International Burkina Faso
  • Le département administratif et logistique de Plan International Burkina Faso
  • Équipes de projet au niveau des bureaux nationaux et sur le terrain

 

Connaissances, compétences et attitudes requises pour atteindre les objectifs de la fonction :

 

Qualifications et connaissances

  • Au minimum le BAC + 2 ans d'études universitaires en comptabilité financière.
  • Minimum de 3 ans d'expérience professionnelle dans un poste similaire (financier ou comptable) dont 2 ans dans la gestion administrative et financière de projets financés par des agences de développement international.
  • Bonne connaissance des procédures administratives, financières et comptables ;
  • Bonne connaissance du logiciel de comptabilité de Plan (SAP et autres logiciels d'entreprise) ;
  • Bonne maîtrise du français requise ; Une bonne connaissance de l'anglais est un atout

 

Compétences

  • Maîtrise de la comptabilité, de l'analyse et du reporting des documents comptables et bonne maîtrise des logiciels de comptabilité ainsi que d'Excel ;
  • Bonne connaissance de la gestion budgétaire et des conventions de financement ;
  • Bonne connaissance des procédures et des règles d'audit ;
  • Confidentialité et réserves obligatoires en ce qui concerne les informations comptables ;
  • Qualités de rigueur, de synthèse, de transparence, d'honnêteté et de discrétion ;
  • Fortes capacités de reporting ;
  • Bonne capacité d'écoute active et d'animation de groupe ;
  • Capacité à s'intégrer et à travailler en équipe avec plusieurs partenaires ;
  • Capable de respecter des délais serrés.
  • Forte capacité de soutien / d'accompagnement / de renforcement des capacités des partenaires
  • Excellentes connaissances informatiques (Word, Excel, Outlook, Power Point, Internet)
  • Une parfaite maîtrise du français, tant à l'écrit qu'à l'oral, et la maîtrise de l'anglais sont des atouts

 

Comportement

  • Communiquer de manière claire et efficace ;
  • Flexible et prêt à apprendre ;
  • Être dynamique ;
  • Avoir un esprit de transparence dans la gestion ;
  • Avoir une forte capacité d'organisation ;
  • Être disponible ;
  • Être minutieux et rigoureux ;
  • Faire preuve de respect pour tous et en particulier pour les enfants et les femmes, sans discrimination ;
  • Faire preuve d'honnêteté et de transparence en donnant aux autres les moyens d'atteindre les objectifs et les normes de comportement convenus dans le cadre de Plan ;
  • Avoir l'esprit d'équipe, être soucieux d'obtenir le meilleur résultat global, ajuster ses propres priorités si nécessaire ;
  • Reste calme et positif sous la pression

 

Environnement physique et exigences

Environnement de bureau classique avec 10 à 20 % du temps consacré aux visites sur le terrain.

L'employé peut souvent être tenu de rester au bureau en dehors des heures de travail normales

 

Niveau de contact avec les enfants

Le niveau de contact avec les enfants est faible