Officier de la logistique et de l'administration

Plan International est présent au Tchad depuis 2024 avec un bureau de coordination à N´djamena et un bureau terrain à Adré. L'organisation travaille en étroite collaboration avec des ONG locales et des organisations communautaires afin de garantir une réponse efficace et adaptée aux besoins des populations vulnérables. Grâce à son expérience et à son engagement auprès des communautés, notamment à travers des programmes d’éducation et protection de l’enfant en situation d’urgence, Plan International Tchad met en œuvre des interventions combinant l’humanitaire et le développement selon une approche nexus.

Plan International Tchad dispose d’un bureau de coordination à N’Djamena et d’un bureau terrain à Adre.

Dans le cadre de la mise en œuvre des activités, nous recrutons :

Sous réserve de financement

Poste à pourvoir :  Un.e Officier de la logistique et de l’administration

Lieu d’affectation : N’Djamena

Prise de service : Dès que possible

Nature du contrat : CDD jusqu’au 30 juin 2026 de droit Tchadien et renouvelables selon la performance et la disponibilité budgétaire

NB : Les candidature féminines sont fortement encouragées

DIMENSION DU POSTE

Sous la supervision du supply chain manager, l’officier de la logistique et de l’administration est principalement responsable de la gestion de la flotte, des actifs, des stocks, des visiteurs, des locaux, de l’organisation des réunions ainsi que de l’administration générale. À ce titre, le/la titulaire du poste apporte un appui technique aux équipes des bureaux terrain, en fonction des besoins, dans l’ensemble de ces domaines.

RESPONSABILITES 

1. Gestion des actifs (assets management)

• Veiller à ce que les actifs du pays soient correctement étiquetés, suivis et gérés tout au long de leur cycle de vie.
• Tenir à jour un registre consolidé des actifs du pays et coordonner une mise à jour mensuelle des mouvements d'actifs avec les localités pour garantir que les registres sont régulièrement mis à jour sur tous les sites.
• Partager une situation trimestrielle sur la situation des actifs de Plan Tchad avec toutes les parties prenantes à différents niveaux et signaler tous problèmes ou points nécessitant une attention particulière.
• Coordonner le comptage physique semestriel et de clôture de fin d’année des actifs et fournir au responsable de la chaîne d'approvisionnement un rapport consolidé du registre montrant tous les points d'attention sur les problèmes, les lacunes constatées lors du comptage.

• Soumettre au responsable de la chaîne d'approvisionnement une liste mise à jour des actifs à éliminer/céder après chaque vérification physique semestrielle et annuelle
• S’assurer que les données historiques des actifs sont traçables et conservées dans des dossiers d'actifs avec des fiches individuelles. Chaque actif doit posséder la carte signée par l’utilisateur ou dépositaire actuel.
• Veiller à ce que tout dommage ou perte d'actif soit clairement documenté avec un rapport d'incident clair et mention dans le registre.
• Fournir au département financer toutes les informations requises sur les actifs pour la clôture de l'année fiscale

2. Gestion de la flotte (Fleet Management)

• Agir en tant que point focal national du système de gestion de flotte (tracpoint). A cette qualité, veiller à ce que la qualité et les complétudes des données soient maintenues dans le système tracpoint en tout moment et sur tous les sites.
• S’assurer que tous les véhicules sont suivis par GPS et que tous les appareils GPS ne fonctionnant soit déclaré et corrigé.
• S’assurer que tout nouvel actif de la flotte est enregistré à temps dans tracpoint et que la liste de la flotte est tenue à jour dans le système tracpoint.
• Assurer la formation du personnel sur le tracpoint, les outils et les modèles liés à la gestion de la flotte, conformément aux normes et manuels de Plan international.
• S'assurer que Plan Tchad atteint et maintien les conformités aux indicateurs clés de performance (KPIs) de la flotte sur les sites.
• S'assurer que les conducteurs ont reçu des formations appropriées comme le 1er soins, la sécurité incendie, la conduite défensive et que les contrôles médicaux annuels sont effectués particulièrement d’acuité visuelle.
• S'assurer que tous les générateurs et autres matériels de fourniture d’énergie dans les locaux sont bien entretenus et utilisés efficacement
• Effectuer une analyse mensuelle de consommations de carburant et de la maintenance des véhicules et informer le responsable de la chaîne d'approvisionnement sur tout problème nécessitant une attention ou une action particulière.

3.  Réception et gestion de stock (Stock management)

• S’assurer que les biens achetés au bureau de la coordination (Ndjamena) sont reçus conformément aux procédures et outils de l'organisation
• Assurer les expéditions des matériels vers les sites et les bureaux terrains dans le respect des exigences de l’organisation
• Faire MIGO dans le système SAP une fois les matériaux reçus
• S'assurer que tous les biens et matériaux sont stockés au bureau coordination (Ndjamena) sont dans un endroit sécurisé contrôlé d’accès
• Assurer la gestion des mouvements (entrées/sorties) des articles stockés au bureau coordination (Ndjamena) à l'aide des documents appropriés, y compris le rapport de stock disponible.

4. Administration

• Veiller à ce que les bureaux, les maisons des visiteurs et les logements de Plan soient aux bons standards en termes de propreté et de maintenance. 
• Superviser/faciliter l'organisation conférences/ateliers et les visites.
• Prendre des mesures proactives pour les réparations et l'entretien des bureaux
• S’assurer qu’un gestion efficace des demandes de voyage internes et externes (sur le terrain, à l'extérieur du pays), y compris la réservation d'hôtel et de billet d’avion, visas  et toutes les dispositions pertinentes sont en places.
• Coordination des arrangements logistiques pour le personnel international de manière proactive

5. Autres

• Identifier les goulots d'étranglement des processus dans ses domaines et proposer des solutions
• Superviser l’assistant logistique réceptionniste
• Adhérer à toutes les règles et réglementations pertinentes et veiller à ce que ces règles soient respectées.
• Veiller à ce que les politiques mondiales de Plan International pour la protection des enfants et des jeunes, l'égalité des genres et l'inclusion soient pleinement intégrées conformément aux principes et aux exigences de la politique.

EXPERTISE TECHNIQUE ET CONNAISSANCES

• Titulaire d'un diplôme universitaire au moins BAC+3 en Administration des Entreprises, Logistique et Achats ou chaîne d’approvisionnement
• Avoir une expérience avérée d'au moins 3 ans dans un poste de Logistique et de la chaîne d’approvisionnement.
• Avoir une bonne connaissance des politiques, procédures et pratiques de gestion administrative du milieu des ONGs internationales. La connaissance des procédures administratives de Plan International sera appréciée.
• Avoir une bonne connaissance de l'environnement de travail des ONG
• Bonne connaissance des législations administratives et fiscales du Tchad

Aptitudes

• Compétences en résolution de problèmes, capacité de prise de décision, compétences organisationnelles, état d'esprit procédural, capacité à établir des priorités, compréhension des principes de gestion de la qualité, souci du détail, capacité à analyser les données et à comprendre les liens, capacité de gestion, expérience en gestion logistique préférée, l'expérience peut souvent substitut à l'éducation
• Grande capacité de concentration et d'organisation,
• Bonnes capacités d'écoute et de conseil,
• Excellente qualité de communication écrite et orale en français, la connaissance de l'anglais sera un plus
• Une connaissance pratique de SAP sera appréciée
• Bonne connaissance de la langue locale,
• Forte capacité à utiliser des logiciels de gestion financière, du traitement de texte et des feuilles de calcul EXCEL, ACCESS

Comportements

• Être capable de travailler dans un environnement multiculturel,
• Être capable de travailler en équipe
• Être capable de travailler sous pression,
• Être rigoureux et avoir le sens du détail

NIVEAU DE CONTACT AVEC LES ENFANTS

 Niveau de contact : Moyen

Comment postuler

Composition du dossier :

• Le diplôme requis (Les attestations provisoires ne sont pas admises).
• Une lettre de motivation adressée à la Cheffe de Mission ;
• Un curriculum vitae à jour, détaillé et en français comportant le contact et adresses e-mail de trois (03) personnes de référence.
• La carte de l’Office National pour la Promotion de l’Emploi (ONAPE)

VALEURS DE PLAN INTERNATIONAL

 Nous sommes redevables et ouverts

• Nous créons un climat de confiance, au sein et en dehors de l’organisation en étant ouverts, honnêtes et transparents ;
• Nous nous devons d’être redevables nous-même et les autres des décisions que nous prenons et de leurs impacts, tout en respectant nos engagements.

Nous œuvrons pour un impact durable

• Nous œuvrons pour un impact significatif et durable sur la vie des enfants et des jeunes, et pour obtenir l'égalité pour les filles ;
• Pour cela, nous nous engageons à être courageux, audacieux, réactifs, précis et innovants.

Nous travaillons bien ensemble

• Notre succès s’appuie sur la collaboration efficace avec d’autres au sein et en dehors de l’organisation, incluant nos parrains et nos bailleurs ;
• Nous soutenons activement nos collègues, en les aidant à atteindre leurs objectifs ;
• Nous unissons nos efforts pour créer et mettre en œuvre des solutions à travers Plan International, avec les enfants, les filles, les jeunes, les communautés et nos partenaires.

 Nous sommes inclusifs et agissons pour le renforcement des plus vulnérables

• Nous respectons toute personne, apprécions les différences et luttons contre les inégalités dans nos programmes et sur nos lieux de travail ;
• Nous aidons les enfants, les filles et les jeunes à gagner plus d’assurance et à changer leurs propres vies. Nous renforçons nos équipes pour qu’il donne le meilleur de lui et développe son potentiel.