Administrative Assistante

The Organisation

Plan International is an independent development and humanitarian organisation that advances children’s rights and equality for girls.

We believe in the power and potential of every child. But this is often suppressed by poverty, violence, exclusion and discrimination. And it’s girls who are most affected.

Working together with children, young people, our supporters and partners, we strive for a just world, tackling the root causes of the challenges facing girls and all vulnerable children.

We support children’s rights from birth until they reach adulthood. And we enable children to prepare for – and respond to – crises and adversity. We drive changes in practice and policy at local, national and global levels using our reach, experience and knowledge.

We have been building powerful partnerships for children for over 80 years, and are now active in more than 70 countries.

Profil de poste                                                                                          

Dimensions du rôle 

• Assister le staff de l’Administration dans la bonne gestion administrative du bureau du projet.

Responsabilités 

1. Assurer l’accueil au niveau du bureau
2.  Réception et acheminement de document et classement de dossiers
3.  Préparation des correspondances en anglais et en français
4. Responsable de la petite caisse.
5. Gestion de la cafétéria de concert avec le Binational Project Coordinator.
6. Gérer le stock de carburant.
7.  Superviser les cleaners-messengers et veiller à la propreté du bureau.
8. Traitement et suivi des dossiers des employés auprès du département People & Culture (fiches de paie, contrats, calcul des heures supplémentaires, rapport de la cafétéria, gestion des demandes de lettre des employés, suivi des dossiers d’assurance des employés etc.)
9. Coordonner l’accueil et la prise en charge des employés ou visiteurs (transport, hébergement et repas)
10. Coordonner les réunions et séances de travail et prendre les minutes comme appropriées.
11. Gestion des demandes Interne et externe
12. Assurer le suivi des requêtes de paiement auprès de la comptabilité et assurer la livraison des chèques aux fournisseurs.
13. Préparer et faire le suivi général des demandes de services, de matériels et fournitures de bureau.
14. Effectuer des paiements mensuels pour les différents fournisseurs (Compagnies de sécurité, téléphone, électricité, eau, cabinet d’avocat etc.
15. Assister le staff du projet dans les divers travaux de secrétariat ou toutes autres taches relevant de la gestion administrative.

 Traitement des problèmes 

Complexité des problèmes traités & degré d’investigation, d’analyse et de réflexion créatrice requis pour les résoudre

Communications et relations de travail :

• Interne

Tout le staff

• Externe

Fournisseurs

Connaissances, compétences, comportements et expérience requis pour atteindre les objectifs du rôle :

• Diplôme en secrétariat ou domaines connexes.
• Bonne Connaissance des procédures administratives
• Expérience professionnelle au moins de 2 années.
• Bonne Connaissance des logiciels de base (Word, Excel, Access)
• Connaissance de l’Anglais, l’espagnol un atout.
   

Environnement et conditions physiques :

• Capacité de gestion des relations interpersonnelles
• Capacité de travailler en équipe, dans des conditions difficiles et de coordonner des tâches multiples
• Bonne capacité à servir les gens
• Dynamisme et forte motivation
• Faire preuve de discrétion, de confidentialité dans le traitement des dossiers.
• Avoir beaucoup de tact.

Niveau de contact avec les enfants 

• Peu de contact 

References will be taken and background and anti-terrorism will be carried out in conformity with Plan International Child Protection Policy.  Plan International operates an open opportunities policy and actively encourages diversity, welcoming applications from all areas of the international community.