Aministrative Logistics Officer

The Organisation

Plan International is an independent development and humanitarian organisation that advances children’s rights and equality for girls.

We believe in the power and potential of every child. But this is often suppressed by poverty, violence, exclusion and discrimination. And it’s girls who are most affected.

Working together with children, young people, our supporters and partners, we strive for a just world, tackling the root causes of the challenges facing girls and all vulnerable children.

We support children’s rights from birth until they reach adulthood. And we enable children to prepare for – and respond to – crises and adversity. We drive changes in practice and policy at local, national and global levels using our reach, experience and knowledge.

We have been building powerful partnerships for children for over 80 years, and are now active in more than 70 countries.

ROLE PROFILE

DIMENSION DU POSTE

• L'Officier apporte tout autre support à la Logistique
• Prendre Connaissance de son rôle et ses responsabilités dans le Disaster Preparedness Plan (DPP) à chaque niveau d’alerte et s’y adhérer.

RESPONSABILITES

  1.     Gestion de Stock

• Garder le stock de fournitures dans un endroit sûr et selon un registre électronique qui suit de près les entrées et sorties 
• S’assurer de la gestion du stock des téléphones, SIMs et des cartes de recharge ;
• Soumettre le rapport de stock tous les mois à son superviseur ou son délégué ;
• S’assurer de mettre à jour le système SAP au fur et à mesure et de corriger tout écart après un contrôle de stock ;
• Jouer le rôle de réceptionnaire en collaboration avec le Procurement : Recevoir, contrôler, enregistrer, stocker les articles en provenance des fournisseurs.  S’assurer du déchargement, vérifier leur adéquation à la commande initiale, classer et contrôler la qualité des marchandises, préparer les bons de réception ;
• Saisir les réceptions de marchandises dans le système SAP ;
• Coordonner le stockage ou la distribution ou le transfert dans les meilleurs délais des biens avec la Logistique. 

2.     Gestion des déplacements locaux

• Assurer la réservation d’hôtel et de billets d’avion pour les déplacements de/vers les zones d’implémentation du projet ;
• Coordonner avec son Superviseur pour assurer le suivi des réservations d’hôtels ;
• Coordonner avec la Logistique les déplacements vers les zones du projet ;
• Assurer le paiement des hôtels et lignes aériennes dans les délais.

3.     Gestion des biens et équipements

• Assurer l’inventaire, l’enregistrement et la mise à jour régulière de tous les biens et équipements de l’organisation.
• Garantir la bonne utilisation, la maintenance et la sécurité des assets (générateurs, mobilier, matériels techniques).
• Suivre les mouvements, affectations et retours des équipements, en conformité avec les politiques internes et celles du bailleur.
• Préparer les rapports d’inventaire, les demandes de remplacement et les plans de disposition en fin de vie d’actif.

4.     Réparation et Entretien

• S’assurer que l’entretien et les réparations du bâtiment et des équipements soient effectués en temps opportun ;
• Fournir un soutien adéquat au personnel international conformément aux règles de l’Organisation ;
• S’assurer d’avoir une base de données de manutentionnaires pour les services de manutention et autres petits travaux.

5.     Services Publics

• Vérifier les factures et faire le suivi pour la sortie des bordereaux tous les mois (électricité, eau) ;
• S’assurer que les factures des services publics soient payées à temps et de façon continue.

6.     Supervision du personnel

• Sassurer de la performance de son équipe ;
• Assurer le coaching, la supervision et le développement de rapports directs.

1. Responsabilités par rapport à la protection des enfants

• S’assurer que les contrats et protocoles ou MoU avec des consultants, des partenaires contiennent les normes minimales en matière de respect des droits des enfants à la protection contre la violence.
• Faciliter la compréhension de faire un relevé des partenaires clés et d’organiser des séances de travail pour leurs représentants, interfaces et sous-traitants.
• Exiger un feed-back de ses supervisés concernant les partenaires et leurs comportements vis-à-vis des enfants tout en se basant sur une évaluation post-contrat, en collaboration avec le Child Protection Advisor.
• Réaliser à intervalles réguliers des séances de rappel, avec le support du Child Protection Advisor, pour son staff afin que ces derniers puissent être plus sensibles aux questions relatives à la protection des enfants.
• Signaler à l’équipe/comité ou à la personne responsable de gérer les plaintes toute allégation, faits avérés ou inquiétude relevant de la mise en œuvre de la Politique de Protection de l’Enfant.
• S’assurer de monter des comportements dignes des valeurs de Plan International en matière de sauvegarde des enfants 7/7 et 24/24.
• Faciliter les suivis de contrôle d’audit en matière de sauvegarde en mettant le staff sous sa supervision à la disposition de points focaux internes et externes pour compléter les processus y relatifs.
• S’assurer que chacun-e de ses employé-e-s comprenne la nécessité de considérer les 18-24 ans parmi les catégories d’individus avec qui ils/elles ne peuvent entretenir des relations d’ordre amoureux et autres violant les normes minimales de la Politique de sauvegarde.
• Appuyer dans la mesure du possible les actions visant la participation des communautés (familles, enfants parrainés ou non impliqués dans nos activités) dans le cadre des processus de révision ou de mise en place de politique de sauvegarde des enfants et des jeunes.

 2. Responsabilités par rapport au genre

• Faire en sorte qu’une liste de fournisseurs féminins soit disponible en support au Procurement ;
• S’assurer que l’espace physique du bureau soit un espace accueillant tant pour les femmes que pour les hommes ;
• S’assurer que le choix d’espace pour les activités de formation, rencontres et autres activités similaires tienne compte des besoins sexospécifiques des garçons et des filles, des femmes et des hommes, ainsi que des normes d’accessibilité ;
• Signaler à qui de droit toute allégation ou suspicion d’agression ou de harcèlement sexuel au sein de l’organisation ;
• Maintenir une communication ouverte avec les collègues en évitant tout langage et/ou attitude susceptible d’être interprétés comme étant sexistes ou défavorables au personnel féminin de l’organisation.

3. Autres Responsabilités

• S’assurer que les activités entreprises au nom de Plan International Haïti au niveau externe

ou interne sont exécutées en conformité avec les buts de l’organisation et avec les politiques et procédures de Plan International Haïti ;

• Exécuter toutes autres tâches assignées par le Superviseur direct ou leur délégué ;
• Veiller à ce que les politiques mondiales de Plan International pour la sauvegarde des enfants et des jeunes et celles sur l'égalité des sexes et l'inclusion soient pleinement intégrées conformément aux principes et aux exigences de la politique, y compris les normes et directives de mise en œuvre applicables à leur domaine de responsabilité. Cela comprend, mais sans s'y limiter, de s'assurer que le personnel et les associés connaissent et comprennent leurs responsabilités en vertu de ces politiques et du Code de conduite de Plan International, leur pertinence dans leur domaine de travail, et que les préoccupations sont signalées et gérées conformément avec les procédures appropriées.

Relations de travail cles

1. Interne

• Contact élevé avec le personnel de l’Administration CO

• Tout le Staff de Plan International Haïti

2. Externe

• Les prestataires de services (manutention, entretien…)
• Les fournisseurs
• Les visiteurs

EXPERTISE TECHNIQUE, COMPETENCES ET CONNAISSANCES

• Diplôme universitaire en Administration ou équivalent ;
• Formation ou Expérience en Gestion de Stock ;
• Expérience dans un poste similaire ;
• Expérience minimum dans la supervision de staff ;
• Capacité de gérer et de coordonner des taches multiples en situation humanitaire ;
• Très bonne connaissance des logiciels suivants : Excel, Word, Access et Power Point.
• Flexibilité, honnêteté et sensibilité culturelle ;
• Sens de l’initiative et capacité de travailler avec un minimum de supervision ;
• Capacité à travailler en équipe et sous pression ;
• Excellente capacité de communication orale et écrite en Français
• Bonne compréhension de l’Anglais ;
• Bonnes relations interpersonnelles ;
• Capacité à établir et à maintenir les bonnes relations de travail.

 Les candidatures des femmes et des résidents de la zone sont vivement encouragées.

References will be taken and background and anti-terrorism will be carried out in conformity with Plan International Child Protection Policy.  Plan International operates an open opportunities policy and actively encourages diversity, welcoming applications from all areas of the international community.