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Assistant(e) Ressources Humaines

Date: 21-Jun-2022

Location: CONAKRY, Guinea

Company: Plan International

Plan International est une organisation indépendante de développement et d'aide humanitaire qui fait progresser les droits des enfants et l'égalité des filles.

Nous croyons au pouvoir et au potentiel de chaque enfant. Mais cela est souvent influencé par la pauvreté, la violence, l'exclusion et la discrimination. Et ce sont les filles qui sont les plus touchées.


En travaillant avec les enfants, les jeunes, nos sympathisants et nos partenaires, nous luttons pour un monde juste, s'attaquant aux causes profondes des défis auxquels sont confrontées les filles et tous les enfants vulnérables.

Nous soutenons les droits de l'enfant depuis la naissance jusqu'à l'âge adulte. Et nous permettons aux enfants de se préparer et de réagir aux crises et à l'adversité. Nous pilotons les changements de pratiques et de politiques au niveau local, national et mondial en utilisant notre portée, notre expérience et nos connaissances.

Nous construisons de puissants partenariats pour les enfants depuis plus de 80 ans et sommes maintenant actifs dans plus de 70 pays.

ROLE PROFILE

Titre

Assistant(e) Ressources Humaines

Domaine Fonctionnel

HR&OD  

Reporte à

Directeur Ressources Humaines et Développement Organisationnel

Lieu

Conakry

Mobilité

15%

Date Effective

1er Aout 2022

Grade

C2

 

RAISON D’ETRE DU POSTE

Ce poste consiste à appuyer le responsable des ressources humaines du pays dans la mise en œuvre des systèmes et procédures de ressources humaines et d'une grande variété de fonctions de ressources humaines pour l'organisation. Le titulaire de ce poste assume une partie les responsabilités administratives des ressources humaines. 

dimensions du poste

Offrir un support au personnel dans la mise en œuvre des politiques , procédures et systèmes HR en vue de répondre efficacement aux besoins en termes de qualité, de quantité et de rendement du personnel et ce, dans le strict respect de la législation Guinéenne.

Le poste n’a pas de supervisé direct ni de budget à gérer.

RESPONSABILITES

  • Ouvrir un de dossier individuel à partir des éléments fournis pour l’embauche et en assurer la mise à jour régulière en collaboration avec l’Administrateur RH de Plan International Guinée (lettres de démission ou de licenciement, état de solde de tout comptes dument signés, fiche de décharge de responsabilité, exit interview…)
  • Assurer un classement des mémos et autres notes de décision en rapport avec les ressources humaines

 

  • Assurer la confidentialité des informations HR
  • Piloter l'exécution des procédures d'assurance sociale, médicale et vie des employés, afin de s'assurer que tous les employés sont couverts conformément aux politiques de l'organisation et aux exigences légales.
  • Piloter la visite médicale annuelle légale avec la Médecine du Travail afin de s'assurer que tous les employés sont couverts conformément à la législation
  • Participer aux processus de recrutements (publication appel d’offre, extraction des dossiers de candidature dans le système, tests pratiques et interviews
  • Transcrire les dossiers de candidature dans la matrice de présélection
  • Transmettre aux candidats requis les avis de convocation  et réunir les outils et équipements nécessaires à la tenue des tests de recrutement
  • Assurer efficacement les transactions RH liées à la CNSS, l’ONFPP, la DNI (Direction Nationale des Impôts) ; collecter et classer toutes les quittances libératoires, recouvrements Allocations familiales ; retraites
  • Assurer de bonnes relations de collaboration avec l’inspection du travail, l’AGUIP …..
  • Piloter le paiement mensuel des salaires dans le système et s’assurer de l’envoi effectif des bulletins aux employés
  • S’assurer que chaque employé dispose d’un contrat de travail valide, d’un JD dument signé par les parties prenantes et de la présence de tous les documents requis dans les boxes. 
  • Participer aux entretiens disciplinaires
  • Préparer la documentation sollicitée au cours des audits internes et externes   
  • Classer les timesheet mensuels pour tout le personnel et faciliter leur traçabilité
  • S’assurer que les évidences des orientations standard pour le nouveau personnel sont dument remplies et bien classées dans les dossiers du personnel
  • Assurer le suivi des soumissions de conformité telles que les documents de politique signés, les renouvellements de contrat, les évaluations probatoires et périodiques, les autorisations de police, la soumission de copies certifiées des qualifications, etc. afin de garantir l'exhaustivité des dossiers du personnel à tout moment.
  • Assurer le suivi effectif des plans de congés annuels de tout le personnel, et une gestion efficaces des congés, en veillant à ce que les calculs et les rapports soient précis et effectués en temps voulu conformément aux dispositions du manuel de gestion RH et aux normes de l'organisation
  • Prendre des dispositions logistiques efficaces pour les réunions, les ateliers, les tests pratiques et interviews  et les orientations du personnel en matière de RH et produire les documents pertinents, y compris le suivi de ces derniers.
  • Tenir à jour le fichier mensuel des Entry and Leavers
  • Fournir un soutien pour la préparation de documents et de dossiers RH précis et opportuns, notamment les dossiers de nomination, les lettres de transfert, les vérifications de références et d'antécédents et les autorisations, en veillant à la qualité, à l'authenticité et à l'exhaustivité de la documentation, conformément aux politiques RH et aux normes du plan, le cas échéant.
  • Participer aux réunions du département RH, aux ateliers ou aux audiences disciplinaires et rédiger des comptes rendus précis et opportuns.
  • En collaboration avec l’Administrateur, établir un calendrier RH à jour pour le suivi des échéances importantes et les événements à venir
  • Préparer les demandes de paiement pour les consultants et les autres employés
  • Effectuer les demandes d'achat pour le département
  • Effectuer toute autre tâche qui pourrait être demandée par le responsable hiérarchique.

 

Autres :

 

  • S’assurer que chaque employé a fait son induction en ligne et les certificats sont classés dans les dossiers individuels
  • S'assure que les politiques mondiales de Plan International en matière de sauvegarde des enfants et des jeunes et d'égalité des sexes et d'inclusion sont pleinement intégrées conformément aux principes et aux exigences de la politique, y compris les normes et directives de mise en œuvre pertinentes applicables à leur domaine de responsabilité. Cela inclut, mais ne se limite pas à, s'assurer que le personnel et les associés sont conscients et comprennent leurs responsabilités dans le cadre de ces politiques et du Code de Conduite (CoC) de Plan International,

 

Relations de travail cles

Interne

  • Le Directeur des Ressources Humaines pour le pilotage et la mise en œuvre du plan d’action RH, le pilotage des chantiers RH et transmission des informations requises dans le cadre de l’accomplissement des tâches
  • L’Administrateur des Ressources Humaines transmission des informations requises pour la mise à jour des rapports périodiques.
  • Le chargé des coasts recovery pour la gestion des time sheet
  • Les différents organismes en relation le département RH : l’AGUIPE, l’Inspection du travail, CNSS, la Direction Nationale des Impôts, les compagnies d’assurance, le Conseiller médical de Plan, les banques et assurances etc….
  • Les finances
  • L’admin
  • CLT Executive Coordinator

Externe

  • DNI, CNSS, ONFPP, AGUIPE,
  • Inspection du Travail
  • Compagnies d’Assurance
  • BICIGUI

EXPERTISE TECHNIQUE, COMPETENCES ET CONNAISSANCES

Essentiel

- Diplôme universitaire en gestion des ressources humaines, Droit du Travail, administration ou expérience avérée en gestion des RH

- Au minimum 3 ans ferme d'exercice et d’expérience pertinente et avérée dans les pratiques de gestion des RH dans une organisation comparable à Plan.

- Expérience dans l'application et l'administration des lois pertinentes en matière de législation

- Expérience dans l'exploitation d'un système d'information sur les ressources humaines.

- Aptitude à travailler avec un minimum de supervision

Attitudes et Comportements

-Excellente qualité de communication écrite et orale

-Bonne compréhension des systèmes de gestion en ressources humaines

-Démontrer une forte capacité à travailler de façon autonome

-Avoir une bonne connaissance de l’environnement de travail avec les ONGs,

-Bonne planification et organisation

-Bonne maîtrise de la langue française, l’utilisation de l’anglais comme langue de travail est un atout ;

-Compétences en informatique fonctionnelle

-Excellente connaissance de l’approche-client et un engagement au service du staff

-Capacité d’influence et de plaidoyer pour optimiser les résultats

-Ouvert au feedback

-Attachement fort à l’application rigoureuse des politiques et procédures dans le but d’atteindre les objectifs organisationnels

-Degré élevé de discrétion

-La sensibilité culturelle

LES VALEURS DE PLAN INTERNATIONAL EN PRATIQUE

Nous sommes ouverts et responsables

  • Promouvoir une culture d'ouverture et de transparence, y compris avec les parrains et les donateurs.
    Etre soi-même redevable et tenir les autres redevables pour atteindre les standards les plus élevés d'intégrité.
  • Etre cohérent et juste dans la manière de traiter les gens
  • Etre honnête sur les erreurs et désireux d'apprendre de nos erreurs.
  • Assurer notre redevabilité que nous sommes une organisation sûre pour tous les enfants, les filles et les jeunes

Nous œuvrons pour un impact durable

  • Articuler un objectif clair pour le personnel et définir des attentes élevées.
  • Créer un climat d'amélioration continue, ouvert au défi et aux nouvelles idées.
  • Concentrer les ressources pour conduire le changement et maximiser l'impact sur le long terme, en réponse aux changements de priorités ou de crises.
  • Se baser sur les évidences et évaluer notre efficacité

Nous travaillons bien ensemble

  • Chercher des résultats constructifs, être à l’écoute les autres et accepter de faire des compromis quand c'est approprié.
  • Établir des relations constructives à travers Plan International pour soutenir nos objectifs communs.
  • Développer des relations de confiance et « gagnant-gagnant » avec les bailleurs de fonds, les partenaires et les communautés.
  • S’Engager et bien travailler avec les autres hors de l'organisation pour construire un monde meilleur pour les filles et tous les enfants.

Nous sommes inclusifs et habilitants

  • Favoriser une culture d'ouverture et de transparence, y compris avec les parties prenantes
  • Respecter tout le monde, apprécier les différences et remettre en question les inégalités dans nos programmes et notre milieu de travail.
  • Aider les enfants, les filles et les jeunes à accroître leur confiance et à changer leur vie.
  • Permettre à notre personnel de donner le meilleur de lui-même et de développer son potentiel

Environnement physique

Faible pourcentage de déplacements sur le terrain

Niveau de contact avec les enfants

Niveau faible : interaction peu fréquente avec les enfants et Jeu

Plan International est une Organisation qui prône l’égal accès à l’emploi, une politique de Tolérance Zéro à la fraude et est engagée pour la sauvegarde des enfants et des jeunes et l’équité du genre ; les procédures de recrutement reflètent ces valeurs.

 

Les candidatures féminines et celles des porteurs de handicap sont fortement encouragées.

Plan a adopté des politiques de protection de l’enfant et de l’équité du genre qui font partie intégrante de ses procédures de recrutement.