People and Culture Officer GNB

The Organisation

Plan International is an independent development and humanitarian organisation that advances children’s rights and equality for girls. We believe in the power and potential of every child but know this is often suppressed by poverty, violence, exclusion and discrimination. And it is girls who are most affected.

Working together with children, young people, supporters and partners, we strive for a just world, tackling the root causes of the challenges girls and vulnerable children face. We support children’s rights from birth until they reach adulthood and we enable children to prepare for and respond to crises and adversity. We drive changes in practice and policy at local, national and global levels using our reach, experience and knowledge.

For over 85 years, we have rallied other determined optimists to transform the lives of all children in more than 80 countries.

We won’t stop until we are all equal.

PERFIL DE FUNÇÃO

OBJETIVO DO CARGO

Como membro da equipe de Recursos Humanos, o Coordenador de RH é responsável por fornecer suporte geral e operacional nas áreas de gerenciamento de licenças, seguro saúde de funcionários e sistemas de informação. recursos humanos em RHIS. Ele/Ela garantirá que os sistemas e registros de recursos humanos estejam atualizados e que todos os requisitos relacionados às informações de pessoal e mudanças ocorridas durante a carreira sejam atualizados em cada arquivo de pessoal.

dimensões do poste

Sob a supervisão do Coordenador de Recursos Humanos do País, o Oficial de Recursos Humanos será responsável por

• Planejamento e monitoramento de licenças;
• Facilitação do processo de recrutamento
• Manutenção adequada dos arquivos administrativos de RH;
• Processamento de dados e manutenção de sistemas de RH em SIRH;
• Manutenção e monitoramento do seguro saúde dos funcionários
• Gestão de folha de pagamento e pagamento de benefícios
• Gestão de Motivação e Bem-Estar de RH

RESPONSABILIDADES

Suporte Administrativo de RH

• Assegurar a gestão administrativa do pessoal e produzir comunicações relacionadas com as alterações que afetam a sua vida profissional (rotação de pessoal, cartas de oferta, contrato de trabalho, certificado de emprego, etc.)
• Gerir e monitorizar as declarações de movimentação dos trabalhadores junto dos órgãos competentes (Ministério do Trabalho, segurança social, seguros, etc.);
• Coordenar a logística e a implementação de reuniões com o apoio do RH
• Preparar comunicação para a equipe sobre questões de recursos humanos
• Monitoramento da gestão do seguro saúde dos funcionários quanto à integração e reembolsos.
• Colete planilhas de horas preenchidas corretamente dos funcionários para justificar o tempo trabalhado em projetos, para recuperação de custos e evidência de apoio compartilhado dos funcionários em subsídios.
• Coordenar a assinatura dos recibos de pagamento pelos funcionários e pelo Diretor de P&C e arquivá-los nos arquivos de pessoal.

Gestão de licenças e ausências de funcionários

• Elaborar, implementar e monitorar o cronograma de férias (planejamento de férias) dos funcionários em relação à hierarquia (supervisores em vários níveis);
• Alimentar as bases de dados de RH com índices de absenteísmo (acidentes de trabalho, absenteísmo, doenças, rotatividade, etc.) e fornecer à gestão informações confiáveis ​​e indicadores para tomada de decisão no SIRH: relatório de ausências, relatórios de objetivos, avaliação de desempenho;

Gestão de Dados e Sistemas de Informação de Recursos Humanos

• Manter o sistema de informação de recursos humanos (HRMS e HRIS) atualizado
• Prosseguir com a renovação do contrato com base nas informações fornecidas pelos supervisores e pela gerência,
• Manter os dados pessoais dos funcionários e alimentar o sistema de RH (HRIS) com informações dos funcionários 
• Fornecer à gerência informações oportunas sobre o pessoal e garantir que as práticas de emprego da Plan International na Guiné-Bissau estejam alinhadas com a política global e as leis trabalhistas locais;
• Gerenciar o Centro de Funcionários com a valorização do quadro de funcionários efetivos por meio da participação no treinamento dos funcionários na utilização do centro de funcionários;
• Garantir que os arquivos de pessoal sejam mantidos corretamente e de forma ordenada, preservando a confidencialidade desses arquivos;
• Concluir a produção das declarações anuais (Inspecção do Trabalho, Caixa de Segurança Social, etc.);
• Concluir a produção da declaração de efetivo (balanço social, etc.),
• Realizar planejamento antecipado de empregos e habilidades, gestão da força de trabalho e avaliação de necessidades com base nos orçamentos disponíveis.

Proteger crianças e jovens

Coordenar sessões de conscientização e implementação de medidas de proteção aos funcionários (antiassédio, PHEAS, código de conduta e Safe Call), garantindo que sejam implementadas proativamente para garantir um ambiente de trabalho seguro. Trabalho propício para todos os funcionários, voluntários, estagiários e parceiros

A pedido da Gerência ou do supervisor, participar de investigações e processos de reclamações.

Garantir que as políticas globais da Plan International sobre a proteção de crianças e jovens e aquelas sobre igualdade de gênero e inclusão sejam totalmente integradas em conformidade com os princípios e requisitos da política, incluindo os padrões e diretrizes de implementação aplicáveis ​​à sua área de responsabilidade. Isso inclui, mas não está limitado a: garantir que a equipe e os associados estejam cientes e entendam suas responsabilidades sob essas políticas e o Código de Conduta da Plan International, sua relevância para sua área de trabalho e que as preocupações sejam relatadas e gerenciadas em de acordo com procedimentos apropriados.

Principais relações de trabalho

Internamente:

• Como membro da equipe de RH: colaborar com outros departamentos e outros escritórios de campo para garantir a integração dos processos de RH.
• Externamente:

Externamente

• Colaborar com advogados, Ministério do Trabalho, previdência social, bancos, seguradoras, etc.
• Ser um membro ativo do Fórum Internacional de ONGs da Guiné-Bissau e representar o governo em todas as questões relacionadas ao direito trabalhista/previdência social, etc.
• Ser membro da equipe de RH de ONGs internacionais, especialmente aquelas que operam na Guiné-Bissau.
• Colaborar com as autoridades locais em questões legais
• Seja membro das redes de profissionais de RH relevantes baseados aqui na Guiné-Bissau.

EXPERIÊNCIA TÉCNICA, HABILIDADES E CONHECIMENTOS

Essencial

• Bacharelado em gestão de recursos humanos, ciências sociais, direito ou área correlata, com ampla experiência em administração de recursos humanos (RH) ou graduação equivalente;
• Mínimo de 3 ou 4 anos de experiência em cargo similar;
• Excelentes práticas e conhecimento de gestão de operações de RH, tais como: recrutamento, gestão de desligamentos, gestão de licenças, gestão de aposentadorias, colaboração com instituições trabalhistas, jurisdições sociais, advogados, etc.
• Excelentes práticas e conhecimento em gestão de sistemas de informação de recursos humanos
• Bom conhecimento da legislação trabalhista local e das exigências do ambiente de trabalho da Guiné-Bissau;
• Bons conhecimentos de ferramentas e softwares de TI;
• Bom domínio do software de gestão de folha de pagamento
• Serviço orientado para a satisfação do cliente
• Integridade, transparência na gestão e honestidade
• Aderir aos valores antirracistas, de equipe e de justiça para todos,

Desejável

• Conhecimento de francês e/ou inglês seria um diferencial.
• Bom conhecimento do ambiente de trabalho de ONGs internacionais;
• Bons conhecimentos da legislação trabalhista da Guiné-Bissau.

PLANEJE VALORES INTERNACIONAIS NA PRÁTICA

Somos abertos e responsáveis

• Promova uma cultura de abertura e transparência, inclusive com patrocinadores e doadores.
  Tornar-se responsável e responsabilizar os outros pelos mais altos padrões de integridade.
• Ser consistente e justo na maneira como você trata as pessoas
• Ser honesto sobre os erros e estar disposto a aprender com eles.
• Garantir nossa responsabilidade de que somos uma organização segura para todas as crianças, meninas e jovens e que defendemos a não discriminação e o respeito por todos.

Trabalhamos para um impacto duradouro

• Estabeleça uma meta clara para a equipe e estabeleça altas expectativas.
• Crie um clima de melhoria contínua, aberto a desafios e novas ideias.
• Concentre recursos para impulsionar mudanças e maximizar o impacto a longo prazo, em resposta a mudanças de prioridades ou crises.
• Com base nas evidências e avaliando nossa eficácia

Trabalhamos bem juntos

• Busque resultados construtivos, ouça os outros e concorde em chegar a um acordo quando for apropriado.
• Construindo relacionamentos construtivos em toda a Plan International para apoiar nossos objetivos compartilhados.
• Desenvolver relacionamentos de confiança e “ganha-ganha” com doadores, parceiros e comunidades.
• Envolva-se e trabalhe bem com outras pessoas fora da organização para construir um mundo melhor para meninas e todas as crianças.

Somos inclusivos e empoderadores

• Promover uma cultura de abertura e transparência, inclusive com as partes interessadas
• Respeite a todos, aprecie as diferenças e desafie as desigualdades em nossos programas e local de trabalho.
• Ajudando crianças, meninas e jovens a aumentar sua confiança e mudar suas vidas.
• Capacitar nossa equipe para dar o melhor de si e desenvolver seu potencial

Ambiente físico

Esta posição está sediada em Bissau, que atualmente é um ambiente operacional normal. No entanto, o titular do cargo deve estar preparado para viajar pelo menos 20% dentro e fora do país.

Nível de contato com crianças

Nível baixo: interação rara ou inexistente com crianças.

Antirracismo e Equidade

A Plan International é uma organização que defende o antirracismo, a inclusão, a igualdade de gênero e um ambiente de trabalho favorável para todos. Para esse fim, inscrições de mulheres e pessoas de grupos marginalizados são fortemente incentivadas.

Location: Bissau

Type of Role: People and Culture Officer

Reports to: People and Culture Coordenator

Grade: 13

Closing Date:19-02-2025

Equality, diversity and inclusion is at the very heart of everything that Plan International stands for.

We want Plan International to reflect the diversity of the communities we work with, offering equal opportunities to everyone regardless of age, disability, gender reassignment, marriage and civil partnership, pregnancy and maternity, race, religion or belief, sex or sexual orientation.

Plan International is based on a culture of inclusivity and we strive to create a workplace environment that ensures every team, in every office, in every country, is rich in diverse people, thoughts, and ideas.

We foster an organisational culture that embraces our commitment to racial justice, gender equality, girls’ rights and inclusion.

Plan International believes that in a world where children face so many threats of harm, it is our duty to ensure that we, as an organisation, do everything we can to keep children safe. This means that we have particular responsibilities to children that we come into contact with and we must not contribute in any way to harming or placing children at risk.

A range of pre-employment checks will be undertaken in conformity with Plan International's Safeguarding Children and Young People policy. Plan International also participates in the Inter Agency Misconduct Disclosure Scheme. In line with this scheme we will request information from applicants previous employers about any findings of sexual exploitation, sexual abuse and/or sexual harassment during employment, or incidents under investigation when the applicant left employment. By submitting an application, the job applicant confirms their understanding of these recruitment procedures.

Please note that Plan International will never send unsolicited emails requesting payment from candidates.