Asistente de Personas y Cultura RD

Plan International es una organización humanitaria y de desarrollo independiente que promueve los derechos de los niños y la igualdad de las niñas. Creemos en el poder y el potencial de cada niño, pero a menudo estos se ven suprimidos por la pobreza, la violencia, la exclusión y la discriminación. Y las más afectadas son las niñas. Trabajando junto con los niños, los jóvenes, nuestros partidarios y socios, luchamos por un mundo justo, abordando las causas fundamentales de los desafíos que enfrentan las niñas y todos los niños vulnerables.

Apoyamos los derechos de los niños desde el nacimiento hasta que alcanzan la edad adulta. Permitimos que los niños se preparen para las crisis y la adversidad y respondan a ellas. Impulsamos cambios en la práctica y la política a nivel local, nacional y mundial utilizando nuestro alcance, experiencia y conocimiento. Hemos estado construyendo alianzas poderosas para los niños durante más de 85 años y ahora estamos activos en más de 80 países.

PROPÓSITO

Se ocupará de apoyar a la Coordinación de P&C en el país en la contratación, apoyo al personal y finalización de contratos asegurando que todos los registros del staff tanto en sistema de HRIS como en físico y digital, estén actualizados y archivados de manera segura. 

RESPONSABILIDADES
Apoyo a la Coordinación de País

•    Elaboración, recopilación y seguimiento de documentos de contratación, inducción, novedades o finalización de contratos.
•    Elaboración de certificaciones laborales, cartas de vacaciones otras certificaciones requeridas por el staff
•    Mantenimiento de registros en físico y digital
•    Contacto con autoridades o proveedores locales. 
•    Contactar personas para entrevistas.
•    Gestiona las referencias laborales, antecedentes penales y policiales.
•    Envía los objetivos de periodo de prueba y asignar el formulario de evaluación de la misma, asegurando el cumplimiento de las evaluaciones.
•    Gestiona todos los accesos a correo, sistemas y equipo de todas las nuevas contrataciones.
•    Da seguimiento y realizar estatus para asegurar el cumplimiento de todas los cursos y capacitaciones programadas para todo el personal, administrando los respectivos certificados.
•    Apoyo en el manejo y registro de vacaciones y ausencias de los colaboradores(as).
•    Las demás que la Coordinación le solicite. 
•    Monitorea las finalizaciones de contrato y períodos de prueba.
•    Genera reportes del personal del país requeridos por el clúster.  
•    Ser el referente de documentaciones para las auditorias CFU y/o Auditores externos 
•    Entrega de documentación de finalización de contrato de trabajo. (Visado de Finiquitos)
•    Realización de paz y salvos (Envío de check list de salida y entrevista de salida)
•    Aviso a autoridades locales, proveedores de seguros y sistemas de seguridad social sobre el retiro de la persona. (reportar novedades en sistema Salar sobre la salida del personal)
•    Retiro en los sistemas de la organización.

Gestión de la información del personal en el sistema HRIS

•    Realiza ingreso, retiro y actualización de información del personal en el sistema de nómina local in en HRIS.
•    Comunica cualquier situación de inconsistencia o dificultades con el sistema de HRIS y el sistema de nómina local.

Administrar los Beneficios otorgados al Staff

•    Tramitar el ingreso y salida de todas las personas que ingresan/salen del seguro médico
•    Realizar los pedidos y reclamos de documentos acreditantes de adhesión al seguro del staff
•    Apoyar en el trámite de reembolsos al staff en los casos que correspondan
•    Ante cualquier emergencia o necesidad, hacer nexo entre el seguro y el empleado para negociaciones con respecto a la cobertura de diferentes casos
•    Preparar planilla de pago 
•    Realizar el ingreso y exclusión, así como todo trámite necesario del staff de Plan relacionada con el seguro de vida

Manejo del archivo físico y digital del persona y archivo del área

•    Solicita los documentos de ingreso de las nuevas contrataciones y administrar todos los expedientes del personal.
•    Mantenimiento de toda la información de las personas con contratos, adendas, soportes de pago, cartas, soportes de novedades, cartas de finalización y documentación legal que cada país requiere, paz y salvos y demás documentos, en archivo organizado y seguro.
•    Mantenimiento del archivo físico y digital del área organizado y seguro.
•    Apoyo en los procesos administrativo requeridos por el área de Personas y Cultura

Gestión Administrativa de Personas y Cultura

•    Elabora las requisiciones de bienes y/o servicios necesarios para la ejecución de actividades del área.
•    Coordinar la logística en la realización de auditorías de calidad y de procesos, con relación al área de RH.
•    Recopilar toda la documentación e información necesaria para las auditorias, autoevaluación de estándares y/o cualquier otra que se realice en la organización.
•    Gestionar todo el proceso de prácticas profesionales y voluntariados profesionales.

Realiza labores afines y complementarias adicionales, alineadas con los objetivos, valores, normas y ética de la organización

•    Realiza labores complementarias a las descritas en el perfil y que sean en beneficio de los objetivos organizacionales tanto en tiempo normales como en periodos de emergencia.
•    Cumple con las responsabilidades a su cargo como Punto Focal en cualquiera de las áreas designadas.
•    Otras que sean designadas por su supervisor/a inmediato/a.

Salvaguarda

Garantiza que la política global de salvaguardia de Plan International y la política de PII para prevenir el acoso, la explotación y el abuso sexual; y la Igualdad e Inclusión de Género están plenamente integradas de acuerdo con los principios y requisitos de la política, incluidas las Normas y Directrices de Implementación pertinentes según corresponda a su área de responsabilidad. Esto incluye, entre otros, garantizar que el personal y los asociados conozcan y comprendan sus responsabilidades según estas políticas y el Código de conducta (CoC) de Plan International, su relevancia para su área de trabajo y que las inquietudes se informen y gestionen de acuerdo con con los procedimientos adecuados.

REQUISITOS

•    Estudiante de universidad o técnico en áreas relacionadas 
•    Habilidades en uso de sistemas de información
•    Manejo de diferentes plataformas de información de la organización
•    Conocimiento en manejo de Word, Excel y power point
•    Máximo grado de integridad con capacidad comprobada para ganarse la confianza de todos los niveles de la organización. 
•    Orden y calidad
•    Escrupulosidad/minuciosidad

La igualdad, la diversidad y la inclusión son la base de todo lo que representa Plan International.

Queremos que Plan International refleje la diversidad de las comunidades con las que trabajamos, ofreciendo igualdad de oportunidades para todos, independientemente de la edad, discapacidad, cambio de sexo, matrimonio y unión civil, embarazo y maternidad, raza, religión o creencias, sexo u orientación sexual.

Plan International se basa en una cultura de inclusión y nos esforzamos por crear un entorno de trabajo que garantice que cada equipo, en cada oficina, en cada país, esté repleto de personas, pensamientos e ideas diversas.

Fomentamos una cultura organizacional que adopte nuestro compromiso con la justicia racial, la igualdad de género, los derechos de las niñas y la inclusión.

Plan International cree que en un mundo donde los niños enfrentan tantas amenazas de daño, es nuestro deber asegurarnos de que, como organización, hagamos todo lo posible para mantener a los niños a salvo. Esto significa que tenemos responsabilidades particulares con los niños con los que entramos en contacto y no debemos contribuir de ninguna manera a dañarlos o ponerlos en riesgo.