Analista de Logística y Activos

Plan International es una organización humanitaria y de desarrollo independiente que promueve los derechos de los niños y la igualdad de las niñas. Creemos en el poder y el potencial de cada niño, pero a menudo estos se ven suprimidos por la pobreza, la violencia, la exclusión y la discriminación. Y las más afectadas son las niñas. Trabajando junto con los niños, los jóvenes, nuestros partidarios y socios, luchamos por un mundo justo, abordando las causas fundamentales de los desafíos que enfrentan las niñas y todos los niños vulnerables.

Apoyamos los derechos de los niños desde el nacimiento hasta que alcanzan la edad adulta. Permitimos que los niños se preparen para las crisis y la adversidad y respondan a ellas. Impulsamos cambios en la práctica y la política a nivel local, nacional y mundial utilizando nuestro alcance, experiencia y conocimiento. Hemos estado construyendo alianzas poderosas para los niños durante más de 85 años y ahora estamos activos en más de 80 países.

DIMENSIONES DEL ROL

• Asegurar el cumplimiento del proceso completo de logística, transportación y adquisiciones de bienes y servicios de acuerdo a Manual Global de Operaciones, incluyendo análisis, evaluación, y reportes de compras relacionados a cumplimiento de indicadores logísticos.
• Gestionar todos los procesos logísticos y de activos en coordinación con los equipos de operaciones y programas.
• Gestionar la Selección de proveedores a largo plazo – LTA que faciliten la respuesta oportuna a los requerimientos garantizando el cumplimiento de condiciones, entrega de productos y conformidad de usuarios.
• Soporte para la consolidación de planes de compra y manejo de costos unitarios e información logística para elaboración de propuestas de recaudación de fondos.
• Supervisa directamente los Conductor y 01 el servicio limpieza.
• Garantizar el buen funcionamiento de los vehículos.
• a vehicular, asegurando su uso eficiente y mantenimiento.
• Gestión de compra Boletos aéreos y Hospedajes.

RESPONSABILIDADES PRINCIPALES
Gestión y Control de Activos
Gestión de Activos

• Desarrollar y mantener un sistema integral de seguimiento y gestión de activos, asegurando la precisión en el registro y control de todos los bienes de la organización.
• Realizar auditorías periódicas para verificar la existencia, ubicación y estado de los activos, y garantizar su cumplimiento con las normativas y políticas internas.
• Analizar datos de activos para identificar oportunidades de optimización y reducción de costos, y presentar recomendaciones estratégicas a la alta dirección.
• Recepción de activos físicos en calidad y cantidad.
• Informar y gestionar discrepancias en los recibos.
• Asegura que los activos físicos adquiridos cuenten con su ficha de activo.
• Garantizar el archivo apropiado y rastreable de la documentación.
• Actualización del registro de asistentes.
• Realización de informe sobre el estado de los activos
• Escalar problemas de activos
• Ejecutar disposición / transferencia
• Garantizar que la documentación administrativa esté disponible a disposición/transferencia.

Gestión de Logística y eventos

• Planificar y coordinar la logística de eventos, talleres y conferencias tanto a nivel local como internacional.
• Coordinar y supervisar todas las actividades logísticas relacionadas con el almacenamiento, transporte y distribución de materiales y equipos.
• Elaborar cuadros comparativos y participar en procesos de evaluación y selección de proveedores.
• Asegurar la distribución y entrega oportuna de bienes y servicios a los usuarios finales.
• Apoyar en la elaboración y consolidación de los Planes de Compra de las oficinas.
• Coordinar la logística de eventos, talleres y conferencias tanto a nivel local como internacional.
• Asegurar el cumplimiento de las políticas globales de compras y logística en todos los procesos.
• Coordinar la logística de viajes y traslados del personal a nivel local.
• Optimizar la gestión del aprovisionamiento y la logística interna.
• Coordinar la recepción de mercancías y servicios contratados.
• Mantener un control documental adecuado de todos los procesos logísticos.

Gestión de Transporte

• Coordinar la logística de transporte para la entrega de bienes y equipos a diferentes ubicaciones.
• Supervisar la flota de vehículos, asegurando el mantenimiento adecuado y la disponibilidad para las operaciones tanto de la Co como de las PUS.
• Organizar el transporte de personal y materiales para misiones de campo y otros desplazamientos necesarios.
• Procesar solicitudes de movimiento
• Asignar controladores/activos
• Alerta sobre problemas con los activos de la flota
• Planificar y optimizar movimientos
• Registre y documente todos los costos de la flota
• Asegúrese de que todos los vehículos reciban mantenimiento e inspección a tiempo de acuerdo con las instrucciones y operaciones de los fabricantes. Organizar cualquier reparación, defecto o avería.
• Registra datos de vehículos en sistema de tracking / altas y bajas.
• Analiza data vehicular de manera mensual sobre uso y control de vehículos y emite reportes trimestrales
• Emite alertas inmediatas sobre mal uso de vehículos
• Asegura renovación de seguros vehiculares y registra vigencias de pólizas en el sistema de tracking.

Gestión de compra Boletos aéreos y Hospedajes

Crear itinerarios de viaje detallados
• Gestión completa de los viajes corporativos de la empresa, incluyendo la compra de boletos aéreos, reservas de alojamiento y coordinación de transporte.
• Planificación y creación de itinerarios de viaje detallados y ajustados a las necesidades del personal y ejecutivos.
• Negociación de tarifas corporativas con aerolíneas, hoteles y proveedores de transporte para maximizar el ahorro en los costos de viaje.

Coordinación de eventos y reuniones fuera de la sede, asegurando que todos los aspectos logísticos estén cubiertos.
• Actualización y mantenimiento de la base de datos de viajes y alojamiento de la empresa.
• Asistencia en la resolución de problemas relacionados con los viajes y gestión de cambios en itinerarios.
• Preparación de informes de viajes y análisis de costos para la optimización del presupuesto de viajes.
• Ayudar a los solicitantes enfrentar cambios de último momento.
• Reorganizar vuelos cuando sea necesario.
• Resolver cualquier incidencia vinculada al equipaje o el vuelo de los clientes.
• Asistir a los pasajeros en el proceso de embarque.
• Envió de documentación de seguridad antes de llegar al país.

Soporte administrativo operatividad física de Oficina de País

• Apoya con la supervisión y monitoreo de los diversos aspectos operativos de la Oficina de País.
• Propone espacios de almacenamiento temporal seguros de mercaderías en tránsito hasta su entrega final a solicitantes.

Requisitos fundamentales

• Licenciatura mínima en un campo relacionado con la ayuda al desarrollo, economía, comercio internacional, administración pública o un campo relacionado; o al menos cinco años de experiencia profesional.
• Formación en logística, compras y negociación con suplidores. (Deseable)
• Experiencia mínima de 5 años en puestos afines.
• Conocimiento del mercado de bienes y servicios, leyes y procesos aduanales, leyes de impuestos sobre bienes y servicios y las exenciones a ONGs.
• Dominio de herramientas tecnológicas y de realización de reuniones virtuales tales como: Microsoft Office (Word, Excel, Power Point, Outlook), TEAMS, Zoom, entre otros.
• Manejo de Inglés a nivel intermedio (deseable).

Habilidades

• Habilidades de comunicación con el fin de mantener relaciones positivas con los proveedores.
• Habilidades de negociación para asegurar que los precios y contratos son siempre competitivos.
• Facilidad para trabajar con datos y documentos financieros para poder comparar presupuestos y asegurar el uso eficiente de los recursos.
• Alto nivel de organización para manejar tareas complejas simultáneamente.
• Alto nivel de transparencia y confianza. Debido al volumen de compras y recursos, se exigen referencias que demuestren la honestidad y transparencia.
• Actitud positiva y enfoque en soluciones para asegurar que los procesos logísticos y de compras fluyen de acuerdo a los tiempos requeridos.

La igualdad, la diversidad y la inclusión son la base de todo lo que representa Plan International.

Queremos que Plan International refleje la diversidad de las comunidades con las que trabajamos, ofreciendo igualdad de oportunidades para todos, independientemente de la edad, discapacidad, cambio de sexo, matrimonio y unión civil, embarazo y maternidad, raza, religión o creencias, sexo u orientación sexual.

Plan International se basa en una cultura de inclusión y nos esforzamos por crear un entorno de trabajo que garantice que cada equipo, en cada oficina, en cada país, esté repleto de personas, pensamientos e ideas diversas.

Fomentamos una cultura organizacional que adopte nuestro compromiso con la justicia racial, la igualdad de género, los derechos de las niñas y la inclusión.

Plan International cree que en un mundo donde los niños enfrentan tantas amenazas de daño, es nuestro deber asegurarnos de que, como organización, hagamos todo lo posible para mantener a los niños a salvo. Esto significa que tenemos responsabilidades particulares con los niños con los que entramos en contacto y no debemos contribuir de ninguna manera a dañarlos o ponerlos en riesgo.