Coordinador/a Nacional de Operaciones

La organizacion

Plan International es una organización humanitaria y de desarrollo independiente que promueve los derechos de la infancia y la igualdad de las niñas.

Creemos en el poder y el potencial de cada niño. Pero éste se ve a menudo reprimido por la pobreza, la violencia, la exclusión y la discriminación. Y son las niñas las más afectadas.

Trabajando junto a los niños, los jóvenes, nuestros partidarios y socios, nos esforzamos por conseguir un mundo justo, abordando las causas fundamentales de los retos a los que se enfrentan las niñas y todos los niños vulnerables.

Apoyamos los derechos de los niños desde que nacen hasta que llegan a la edad adulta. Y permitimos que los niños se preparen para las crisis y las adversidades y respondan a ellas. Impulsamos cambios en la práctica y la política a nivel local, nacional y mundial utilizando nuestro alcance, experiencia y conocimientos.

Llevamos más de 80 años creando poderosas asociaciones en favor de la infancia, y actualmente estamos presentes en más de 70 países.

proposito

Responsable de la gestión de operaciones de Plan International México, que incluye las áreas funcionales de finanzas, administración y logística y colabora con la Gerencia del Centro de Servicios de IT para asegurar el cumplimiento del control interno de sus áreas vinculadas, gestión legal y de riesgos desarrollando e implementando estrategias que aseguren una adecuada planificación, monitoreo y control de recursos, transparencia y optimización de las operaciones de la Organización en el marco de las leyes locales y procedimientos corporativos.

dimensiones del rol

• Responsable por el efectivo control financiero a nivel nacional;
• Asegura el control administrativo, financiero y coadyuva con la Gerencia del Centro de Servicios de IT para brindar soporte a nivel nacional;
• Contribuye con la dirección estratégica en el País en lo relacionado con los grupos de interés (stakeholders) como clientes internos, proveedores, gobierno y otros actores con los que Plan se relaciona.
• Asegura el cumplimiento de las operaciones en el marco legal y tributario del país, y las políticas procedimientos locales y globales.
• Autoridad delegada para aprobar transferencias, cheques, contratos y acuerdos de proyectos de acuerdo a su límite de autoridad.
• Maneja información confidencial (electrónica y física) y recursos de manera confidencial
• Liderar la gestión de riesgos, seguridad y ´risk register´ vinculados a las áreas a su cargo
• Revisión y aprobación de Contratos y/o Convenios mensuales de acuerdo a su Límite de Autoridad y marco legal local.
• Supervisa directamente a los Asistentes y Analistas de las áreas de Finanzas, Administración/Logística.
• Implementa acciones dirigidas a mantener un equipo de alto desempeño y buen ambiente de trabajo.

RESPONSABILIDADES principales

Gestión de Contabilidad y Tesorería.

• Asegura el cierre financiero-contable mensual y anual, con los análisis correspondientes, incluyendo el cumplimiento de las responsabilidades tributarias de la organización (reporte mensual y anual).
• Asegura el monitoreo corporativo y sistemas de contabilidad, emisión de estados financieros, su análisis e indicadores financieros relevantes.
• Implementa estrategias integradas en SAP para la mejora de la gestión de operaciones
• Asegura el cumplimiento de los informes y reportes corporativos a diferentes stakeholders.
• Establece una adecuada gestión de tesorería para el país, asegurando una gestión eficiente de los flujos de caja y saldos de efectivo.
• Asegurar las actividades de cuentas por pagar y por cobrar de acuerdo con los procedimientos de la organización y las reglamentaciones locales.
• Supervisar y gestionar todos los gastos dentro del presupuesto asignado.
• Asegurar la ejecución adecuada de las actividades de conciliación de cuentas.
• Actualizar la matriz de autorización financiera por lo menos una vez al año o con mayor frecuencia si es necesario y obtener la aprobación del CD.
• Revisar los datos financieros para comprobar su exactitud, corrección e integridad.
• Desarrollar mecanismos de gestión financiera que minimicen el riesgo financiero y asegurar que se tomen medidas para reforzar los controles y procedimientos financieros.
• Facilita auditorías internas y externas y asegurar el seguimiento y cumplimiento efectivo en tiempo y forma a la Lista de Acciones de Auditoria (AALs).
• Adapta e implementa políticas, procedimientos estándares y guías administrativos y financieros para el país, en línea con los estándares de Plan, la legalidad del País, requerimientos de donantes y la recaudación local.

Planificación presupuestaria, análisis financiero y supervisión

• Lidera el planeamiento financiero y presupuesto nacional anual, en línea con las instrucciones regionales y globales, incluye requerimientos del donante, y las proyecciones financieras necesarias periódicas que se requieran.
• Monitorea la implementación del presupuesto, transacciones, analiza tendencias, ingresos y gastos, e informa al equipo gerencial proponiendo acciones y medidas de control y buen gasto en coordinación con el área de Programas Nacional y de las Oficinas de Campo.
• Supervisa e interpretar las corrientes de efectivo y predecir las tendencias futuras;
• Establece pronósticos precisos en cuanto a los gastos e ingresos y gestionar los requisitos de presentación de informes periódicos;
• Desarrolla e implementa procesos de optimización de los recursos financieras de la organización y la recuperación de costos para apoyar la operación;
• Supervisa que los registros precisos de los gastos de subvención, incluidos los documentos de apoyo que sean aprobados por el personal apropiado.
• Lleva a cabo exámenes y evaluaciones de las oportunidades de reducción de costos
• Supervisa que el cumplimiento de los Acuerdos Grants con donantes en todos los aspectos financieros, de control interno, administrativos y legales.
• Asegura el proceso de presupuesto en la elaboración de propuestas ante donantes y el recupero de costos (cost recovery), monitoreo administrativo y financiero, y cumplimiento de reportes administrativos y financieros para donantes, incluyendo reportes de los socios.
• Garantiza la plena comprensión del personal para el cumplimiento de los requerimientos financieros con los donantes y procedimientos con los socios.
• Emite las alertas de manera oportuna a los actores involucrados (Grants, y/u otro según caso)

Operaciones Administrativa y Logística, para dar soporte al logro de los objetivos del CS a través de la implementación de los proyectos 

• Implementa estrategias para el buen funcionamiento y gestión administrativa, basada en el análisis y simplificación de procedimientos claves para responder con eficiencia a implementación de Programas y Proyectos buscando la optimización y reducción de costos, en el marco del acelerador de Operaciones Agiles y Eficientes para la transformación de Plan International.
• Desarrolla estrategias dirigidas a la mejora del proceso de compras de bienes y servicios, asegurando el cumplimiento de Políticas Corporativas y Políticas Locales.
• Asegura que los compromisos, acuerdos y contratos garanticen la protección legal de Plan Internacional, y las cláusulas claves de la Organización.
• Asegura el cumplimiento de los estándares legales globales y locales.
• Asegura manejo eficiente de los activos fijos de la Organización.
• Elabora controles interno eficientes que garanticen funciones segregadas para mitigar riesgos de fraude, soborno y anticorrupción.
• Asegura registro eficiente de las operaciones administrativa en SAP (Sistemas Globales)

Coordina con el Gerente de Servicios Compartidos de IT en la administración de la información y recursos tecnológicos (IT), sistemas de data, redes y desarrollo de soluciones de IT para la implementación de Programas y Proyectos.

• Garantiza el apoyo colaborativo con el Gerente de Servicios Compartidos, la efectividad y eficiencia para el soporte a usuarios, el uso apropiado de equipos y software, en línea con las Políticas y estándares de IT.

Implementación de las estrategias de gestión de riesgos operativos, según directrices institucionales.

• Asegura en control interno para prevenir posibles riesgos de fraude en la organización.
• Proporciona liderazgo en el diseño, actualización y ejecución del Plan de Emergencia y protocolos relacionados con las finanzas, las áreas de administración y de TI, de manera integrada., para la prevención de vencimiento, mitigación y respuesta a los desastres.
• Asegura alta performance en las auditorias de Global Assurance y monitoreo a acciones de control

Desarrollo y fortalecimiento de capacidades

• Facilita entrenamientos, divulgación y cumplimiento de los estándares corporativos incluidos en la política global de compras y logísticas, y diseño de procedimientos alternativos cuando sea requerido.
• Supervisa el rendimiento del equipo y la satisfacción del cliente, instituyendo modificaciones del plan de trabajo, proceso y equipo para obtener resultados óptimos.
• Facilita el compromiso y la provisión de resultados y servicios de alta calidad del equipo supervisad, a través de una planificiación efectiva del trabajo, gestión del rendimiento, entrenamiento y promoción del aprendizaje y el desarrollo. 
• Lidera y participa en las capacitaciones técnicas de los procesos administrativos dirigidas a todo el personal.
• Asegura la comprensión, entendimiento y cumplimiento de Políticas y procedimientos Corporativos y Locales por los miembros del personal y socios.
• Concientiza al personal a una cultura de reducción y optimización de costos, promoviendo alternativas y recogiendo buenas prácticas.

     Solucion de problemas

• Integración y optimización de procesos y procedimientos operativos en forma creativa e innovadora, aplicando la tecnología, considerando los recursos.
• Pro actividad y precisión en procesos operativos.
• Concientizar al personal en la cultura de optimización de costos.
• Incorporar demandas y necesidades del cliente interno y stakeholders.
• Discriminar información relevante y necesaria para monitorear temas operativos en forma estratégica.
• Manejar procesos críticos y en situaciones de emergencia.
• Manejar las Múltiples demandas para las áreas operativas.
• Manejar sistemas corporativos y demandas de donantes

RELACIONES

• Bajo – Con socios, ONGs, donantes, comunidades, proveedores
• Alto – Áreas Operativas de la Oficina Regional (IT: Finanzas, Seguridad, Administración, Risk Management, Global Assurance, Legal Counsel (IH), asesores legales locales.
• Alto - Con los Equipo Gerencial de País y Equipos de Gestión de las Unidades de Programas

EXPERIENCIA TecNICA, CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES

Conocimientos y Experiencia

• Título universitario en Administración, Contabilidad, Economía o afines.
• 5 años de experiencia en cargos de coordinación de operaciones gestionando procesos, administrativos, financieros, IT, Auditoria y gestión.
• Desarrollo y Gestión de equipos multidisciplinarios
• 5 años de experiencia en planificación presupuestal y financiera, contabilidad
• Experiencia en manejo financiero de Fondos para donantes y recaudación de fondos y propuestas de financiamiento, incluyendo licitaciones con el gobierno.
• Conocimientos en normatividad impositiva y legal civil
• Manejo de Office a nivel usuario

Habilidades Claves

• Agudeza Estratégica con innovación
• Integridad y confianza
• Negociación
• Manejo de situaciones ambiguas
• Buena comunicación, asertividad en forma verbal y escrita
• Organización y Planificación, incluyendo trabajo remoto con las Unidades de Programas
• Capacidad de manejar varias tareas a la vez.
• Alta capacidad de análisis
• Capacidad para trabajar en situaciones complejas y demandantes  
• Dominio del idioma Ingles intermedio

VALORES DE PLAN INTERNAtIONAL

Somos abiertos/as y rendimos cuentas

Practico y promuevo una cultura de apertura y transparencia dentro de mi equipo y más allá, incluyendo a nuestros/as patrocinadores y donantes.

Me hago responsable y fomento igual responsabilidad entre los miembros del equipo por alcanzar los más altos estándares de integridad.

Soy consistente y justo/a en la forma que trato a las personas.

No temo admitir mis errores, y así poder aprender de ellos.

Soy responsable de asegurarnos que somos una organización segura para todos los niños, niñas y jóvenes.

 Trabajamos para lograr un impacto duradero

Expreso claramente al personal el propósito de nuestro trabajo y establezco altas expectativas sobre nuestro trabajo y el impacto que debe causar.

Genero al interior del equipo un clima de constante superación, abierto a los desafíos y a nuevas ideas.

Enfoco los recursos para impulsar cambios en las prácticas y políticas a nivel local, nacional y global, de forma que nuestro impacto a largo plazo se maximice al responder rápidamente a las necesidades cambiantes, a las nuevas prioridades o a las crisis que surjan.

Utilizo la evidencia obtenida al interior y fuera de la organización para comprender las causas profundas de los problemas, tomar decisiones informadas y evaluar su eficacia.

Juntos/as lo hacemos bien

Busco resultados constructivos, escucho a los demás, y estoy dispuesto a ceder cuando es beneficioso para el progreso.

Desarrollo relaciones constructivas a través de Plan Internacional para apoyar los objetivos compartidos.

Desarrollo relaciones de mutua confianza y beneficio “ganar-ganar” con financistas, socios/as y comunidades.

Me relaciono y trabajo bien con los demás fuera de la organización para crear un mundo mejor para las niñas y para toda la niñez.

Somos inclusivos/as y empoderamos

Empodero al personal para dar lo mejor de sí y desarrollar su potencial.

Respeto a todas las personas, aprecio las diferencias, confronto y rechazo toda forma de discriminación, desigualdad de género, intimidación y acoso en nuestros programas y lugar de trabajo.

Apoyo a los niños, niñas y jóvenes para mejorar confianza y para cambiar sus propias vidas.

ambiente fisico

• Características ambientales del trabajo: 80% de trabajo en oficina con ventilación y equipamiento adecuado y 20% de desplazamiento a las Unidades de Programas y proyectos para el apoyo operativo, y trabajo con stakeholders.
• Características físicas del trabajo: se necesita toma de decisiones, concentración, análisis, revisión de documentos y síntesis de la información, redacción, toma de decisiones, solución rápida a problemas. No requiere esfuerzo físico significativo.

nivel de contacto con niños y niñas

Bajo: Interacción escasa en visitas a comunidades y eventos con niños

Ubicación: México DF. Las personas candidatas deben tener derecho a trabajar y residir en este país. 

Fecha de cierre: 31 de marzo, 2023

Se recomienda presentar la solicitud con antelación, ya que revisaremos las solicitudes durante todo el periodo de publicación y nos reservamos el derecho a cerrar el anuncio antes de tiempo.

Plan International cree que en un mundo en el que los niños y niñas se enfrentan a tantas amenazas de daño, es nuestro deber asegurarnos de que, como organización, hacemos todo lo posible para mantener a los niños y niñas seguros. Esto significa que tenemos responsabilidades particulares con los niños y niñas con los que entramos en contacto y no debemos contribuir de ninguna manera a dañar o poner en riesgo a los niños y niñas.

Se llevarán a cabo una serie de comprobaciones previas a la contratación de conformidad con la política de protección de la infancia y la juventud de Plan International. Plan International también participa en el Plan de Divulgación de Conductas Indebidas entre Agencias. De acuerdo con este plan, solicitaremos información a los empleadores anteriores de los solicitantes sobre cualquier hallazgo de explotación sexual, abuso sexual y/o acoso sexual durante el empleo, o incidentes que se estén investigando cuando el solicitante dejó el empleo. Al presentar una solicitud, el solicitante de empleo confirma su comprensión de estos procedimientos de contratación.

La igualdad, la diversidad y la inclusión están en el centro de todo lo que representa Plan International. Nuestra organización se basa en una cultura de inclusión y nos esforzamos por crear un entorno de trabajo que garantice que cada equipo, en cada oficina, en cada país, sea rico en personas, pensamientos e ideas diversas.

Ofrecemos igualdad de oportunidades y no toleramos la discriminación por ningún motivo. Fomentamos una cultura organizativa que adopta y ejemplifica nuestro compromiso con la igualdad de género, los derechos de las niñas y la inclusión, al tiempo que apoyamos al personal para que adopte buenas prácticas, actitudes positivas y principios de igualdad de género e inclusión.