People and Culture Officer

The Organisation

Plan International is an independent development and humanitarian organisation that advances children’s rights and equality for girls.

We believe in the power and potential of every child. But this is often suppressed by poverty, violence, exclusion and discrimination. And it’s girls who are most affected.

Working together with children, young people, our supporters and partners, we strive for a just world, tackling the root causes of the challenges facing girls and all vulnerable children.

We support children’s rights from birth until they reach adulthood. And we enable children to prepare for – and respond to – crises and adversity. We drive changes in practice and policy at local, national and global levels using our reach, experience and knowledge.

We have been building powerful partnerships for children for over 80 years, and are now active in more than 70 countries.

ROLE PROFILE

RAISON D’ETRE DU POSTE

Supporter le Département des Ressources Humaines de l’Organisation au niveau des recrutements et autres tâches administratives.

Dimensions du poste

L’Officier/cière en Ressources Humaines travaille sous la supervision directe du Manager RH.

RESPONSABILITES

1. Administration du personnel

• Traiter les dossiers d’assurance ;
• Préparer les lettres de travail pour les employés ;
• Préparer les Attestations d’Assurance ;
• Tenir à jour le rapport des congés du personnel ;
• Supporter le personnel des Unités de programme (visite de terrain).

2. Gestion de la paye

• Traiter les heures supplémentaires ;
• Effectuer le payroll des employés temporaires ;
• Assurer la distribution des fiches de paie aux employés.

3. Tenue des dossiers

• Constituer les dossiers pour les employés (es) nouvellement recrutés ;
• Archiver les  dossiers des agents non actifs ;
• Gérer et mettre à jour les dossiers du personnel ;
• Classer les courriers, mémo et notes de décision en rapport avec les Ressources Humaines.

3. Recrutement

• Travailler en collaboration avec le Country Human Resources Manager et les différents Managers pour la coordination des recrutements et du processus d’embauche ;
• Soutenir les processus de recrutement et maintenir à jour les descriptions de taches, en coordination avec les responsables hiérarchiques respectifs ;
• Participer à l’élaboration et à la diffusion des annonces d'emploi ;
• Planifier et /ou participer à certains entretiens d’embauche en impliquant les chefs de départements/projets demandeurs ;
• S’assurer que la procédure de recrutement est respectée et que les documents nécessaires en fonction des étapes sont bien remplis ;
• Elaborer les rapports d’entretien ;
• Effectuer les vérifications de références professionnelles des candidats (es);
• Assurer le montage du dossier individuel de staff ;
• Planifier et Coordonner l’orientation du personnel nouvellement recruté ;
• Assurer les suivis de fin de période de probation avec le superviseur du nouvel employé/transféré/promu;
• Préparer les lettres de confirmation de poste

4. Gestion des contrats

• Rédiger les contrats de travail ;
• Faire le suivi pour signature ;
• Effectuer le classement des contrats et les dossiers des nouveaux recrutés ;
• Avertir le superviseur avant l’expiration des contrats.

5. Responsabilités par rapport à la protection des enfants

• S’assurer de faire le suivi des contrôles de casier judicaire des nouveaux venus dans le personnel pour déceler les antécédents criminels et éviter d’engager des abuseurs d’enfants et de jeunes.
• S’assurer que tout employé, visiteurs, collègues de bureaux externes suivent au moins une introduction sur la Politique de sauvegarde.
• Réaliser conjointement avec l’équipe de Sauvegarde la formation à l’attention du staff, des stagiaires et volontaires chaque 6 mois et que les copies des fiches de présence soient dument archives dans les annales des Ressources Humaines.
• Coopérer dans le cadre des enquêtes sur le bien-être des enfants ou sur les cas sensibles relatifs à la sauvegarde de la sécurité des enfants et des jeunes.
• Faire le suivi avec les membres du personnel qui auraient eu des allégations qui pèsent sur leur dos pour les mises en disponibilité, impliquant la direction de pays et l’avocat de l’organisation.
• Tacher d’assigner la tache de points focaux de sauvegarde à qui de droit de concert avec la ROA et la Direction quand ces positions n’existent pas.
• S’assurer que le staff suit des formations en ligne ou face à face sur la sauvegarde de l’enfant et est en mesure de répliquer les apprentissages au niveau de leurs bureaux et de leurs communautés de travail.
• Faire la promotion de la sauvegarde de la sécurité de Plan International et des valeurs ainsi que les engagements que l’organisation assume en rapport au « Zéro tolérance » envers les abus perpétrés à l’égard des enfants et des jeunes suivant la logique du 7/7 et 24/24.
• Suivre les introductions, formations, en ligne ou face à face sur la sauvegarde de la sécurité des enfants et des jeunes et soumettre le certificat aux Ressources Humaines.
• Ne jamais avoir de relations amoureuses ou d’ordre sexuel avec des individus âgés de moins de 18 ans et celles et de ceux ayant entre 18 à 24 ans lorsque ces derniers sont encadrés par nos programmes. 
• Assister les enfants en danger n’importe où et faire le suivi auprès des autorités ou Plan International ou encore d’autres entités capable d’y répondre dans la mesure du possible.

6. Responsabilités par rapport au genre

• Rapporter à qui de droit (Conseiller technique droits de l’enfant ou PUM en tant que Gender focal point) tout fait avéré, allégations ou suspicions de harcèlement sexuel ou de violence basée sur le genre à l’encontre d’un enfant parrainé (surtout fille) dans ses communautés d’affectation impliquant ou non la responsabilité de Plan International Haiti;

7. Responsabilités en situation d’urgence

• Etre disponible pour l’organisation en situation d’urgence ;
• Prendre Connaissance de son rôle et ses responsabilités dans le Disaster Preparedness Plan (DPP) à chaque niveau d’alerte et s’y adhérer.

9. Autres Responsabilités

• S’assurer que les activités entreprises au nom de Plan International Haïti au niveau externe ou interne sont exécutées en conformité avec les buts de l’organisation et avec

les politiques et procédures de Plan International Haïti ;

• Veiller à ce que les politiques mondiales de Plan International pour la sauvegarde des enfants et des jeunes et celles sur l'égalité des sexes et l'inclusion soient pleinement intégrées conformément aux principes et aux exigences de la politique, y compris les normes et directives de mise en œuvre applicables à leur domaine de responsabilité. Cela comprend, mais sans s'y limiter, de s'assurer que le personnel et les associés connaissent et comprennent leurs responsabilités en vertu de ces politiques et du Code de conduite de Plan International, leur pertinence dans leur domaine de travail, et que les préoccupations sont signalées et gérées conformément avec les procédures appropriées.

EXPERTISE TECHNIQUE, COMPETENCES ET CONNAISSANCES

• Diplôme en Administration ou en gestion, de préférence Gestion des Ressources Humaines ;
• Deux (2) années d’expérience dans un poste similaire ;
• Connaissances des logiciels de base (Word, Excel, Access) ;
• Maîtrise du Français, l’Anglais ou l’Espagnol serait un plus ;
• Connaissance du code du travail haïtien ;
• Connaissances des techniques de recrutement, des méthodes et procédures RH.
• Bonne connaissance des règles et procédures en matière de gestion des ressources Humaines ;
• Fortes capacités d’écoute, de discrétion et de tact ;
• Bonnes capacités organisationnelle et rédactionnelles ;
• Planification prioritaire et organisationnelle et bonne gestion du temps ;
• Bonne relation interpersonnelle ; 
• Capacité de travailler en équipe et de coordonner des tâches multiples ;
• Capacités de travailler sous pression et en dehors de l’horaire régulier du travail.

Niveau de contact avec les enfants

• Contact faible: Aucun contact ou très faible fréquence d'interaction
• Contact moyen: Interaction occasionnelle avec les enfants
• Niveau élevé: interaction fréquente avec les enfants

N.B. Les candidatures feminines sont vivement encouragées

References will be taken and background and anti-terrorism will be carried out in conformity with Plan International Child Protection Policy.  Plan International operates an open opportunities policy and actively encourages diversity, welcoming applications from all areas of the international community.