Oficial de Compras Guatemala

A través de su trabajo en 75 países con economías en desarrollo en África, Asia y las Américas, Plan International busca alcanzar la mayor cantidad de niños y niñas que sea posible, particularmente aquellos y aquellas que son excluidos/as o marginados/as, con programas de alta calidad que entregan beneficios duraderos, a través de incrementar sus ingresos, trabajando en asocio con otros y operando de manera efectiva.

¡Plan promueve los derechos de la niñez y está comprometida con la protección de los niños y las niñas, así como con la igualdad de género, por lo tanto, toma las medidas necesarias para que sus intervenciones y el actuar de su personal sean acordes con esta política, asimismo, respetamos el principio de igualdad de oportunidades y no discriminación a personas por su raza, color, género, edad, origen, lengua, discapacidad, orientación sexual, religiosa y/o política, estatus marital o embarazo! 

Responsabilidades principales

1. Apoyar la planificación y el abastecimiento de bienes, servicios y obras basados en los principios, procedimientos y estándares establecidos en el Manual de Operaciones de la Cadena de Suministro y lineamientos de los donantes.
2. Realizar la compra de bienes, servicios y obras para programas, proyectos y áreas de la Oficina Central (CO) y Unidades de Programas (PU), asegurando el cumplimiento de los principios, procedimientos y estándares establecidos en el manual de operaciones de la cadena de suministro, así como los lineamientos de los donantes.
3. Cumplir con la gestión de proveedores para el efectivo abastecimiento y compra de bienes, servicios y obras.
4. Cumplir y respaldar con evidencias los KPI y estándares de gestión del pilar de Compras.

Actividades de cada responsabilidad:

1. Apoyar al abastecimiento de bienes, servicios y obras basados en los principios, procedimientos y estándares establecidos en el Manual de Operaciones de la Cadena de Suministro y lineamientos de los donantes

• Apoyar a los equipos en la elaboración de los presupuestos y planes de compras, como referentes técnicos y con información actualizada y precisa.
• Apoyar en la recolección y revisión de planes de compras individuales a nivel nacional.
• Mantener reuniones de planificación periódicas con los equipos, según el portafolio asignado, para garantizar un abastecimiento oportuno y efectivo.
• Apoyar con el estudio de mercado de nuevos proveedores.
• Mantener actualizado el listado de precios referenciales producto del estudio de mercado o de procesos de competitivos realizados, que serán de uso de los equipos en el desarrollo de propuestas, planes de compras y requisiciones.
• Sugerir categorías de compras para posibles LTA, en base al análisis de su portafolio de proyectos.
• Buscar activamente la inclusión del enfoque de género en el abastecimiento y compras de bienes, servicios y obras.
• Asegurar el enfoque de sostenibilidad ambiental en el abastecimiento y compra de bienes, servicios y obras.

Indicadores de éxito

• 100 % de planes de compra elaborados con participación o retroalimentación de Oficiales de Compras.
• 100% de proveedores vigentes y en uso con la documentación actualizada
• X % de compras con enfoque de género
• X % de compras con enfoque de sostenibilidad ambiental

2. Realizar la compra de bienes, servicios y obras para programas, proyectos y áreas de la Oficina Central (CO) y Unidades de Programas (PU), asegurando el cumplimiento de los principios, procedimientos y estándares establecidos en el manual de operaciones de la cadena de suministro, así como los lineamientos de los donantes.

• Revisar que todas las requisiciones recibidas estén debidamente elaboradas, cuenten con las aprobaciones necesarias y consten en el plan de compras.
• Preparar las convocatorias, recibir y revisar las cotizaciones, elaborar cuadros comparativos, según el umbral y método de compra de Plan o del donante.
• Recomendar la adjudicación de la compra a el/los proveedores que corresponda, en revisión con el Solicitante.
• Negociar descuentos y/o valores agregados con los proveedores adjudicados, a fin de lograr las mejores condiciones de una manera transparente y bajo riesgos controlados.
• Mantener actualizado un registro de inicio a fin de las compras que gestione (Rastreador de Compras).
• Coordinar con el Solicitante o el/la responsable de bodega, la entrega-recepción de los bienes, servicios y obras y archivar las actas respectivas en el expediente de compra.
• Elaborar el pedido de fondos mensual en base a la planificación de compras.
• Elaborar “Waivers” de compras para revisión de la Jefatura de Cadena de Suministro.
• Revisar y realizar compras a través de los LTA activos y mantener el registro de uso actualizado.

Indicadores de éxito

• 100% de compras cumplen con el método de compra por umbral de Plan y del donante
• US$ de ahorro conseguido en negociaciones
• 100% de transacciones de compras registradas en el Rastreador de Compras

3. Cumplir con la gestión de proveedores para el efectivo abastecimiento y compra de bienes, servicios y obras

• Elaborar órdenes de compra y/o contratos y asegurar que cuentan con las firmas respectivas.
• Dar seguimiento al cumplimiento de contratos y elaborar adendas, cuando se requiera.
• Consolidar el expediente de compra, asegurar el fiel cumplimiento del checklist del proceso de compra para cada transacción, previo al envío para pago.
• Apoyar en el proceso de evaluación anual de proveedores
• Realizar la debida diligencia de los proveedores, asegurando el filtro antiterrorismo antes de iniciar cualquier relación comercial.
• Monitorear y documentar que los proveedores cumplan con los requerimientos de Salvaguarda y las condiciones necesarias para el adecuado desarrollo de las actividades programadas.
• Realizar una evaluación periódica del desempeño de los proveedores, proporcionar retroalimentación y vías de solución o alertar sobre cualquier contingencia que pueda generar retrasos.
• Apoyar en el proceso anual de capacitación o refrescamiento de políticas a los proveedores.
• Apoyar en la revisión del cumplimiento de los socios de los procedimientos y lineamientos de compras de Plan y el donante.

Indicadores de éxito

• 0% de contratos vencidos sin recibir los bienes, servicios y obras a satisfacción
• 100% de pagos sin devoluciones del Centro de Pagos
• 0% incidentes de Salvaguarda con los proveedores

4. Cumplir y respaldar con evidencias los KPI y estándares de gestión del pilar de Compras

• Ingresar todas las operaciones de compras en los sistemas corporativos y asegurar que cuentan con las respectivas aprobaciones.
• Mantener digitalizadas y archivadas las evidencias de los indicadores de compras.
• Mantener actualizados los expedientes de compras para revisiones o auditorías internas o externas.
• Monitorear con el Solicitante, las entregas planificadas y alertar sobre retrasos.
• Mantener una comunicación abierta y de colaboración con sus pares, para garantizar que el pilar de compras cumple con sus objetivos de área.
• Servir de mediador en situaciones donde se sucedan incumplimientos, diferencias y/o problemas con proveedores derivados de un acuerdo comercial gestionado por el área.
• Provisionar pagos al cierre de cada mes.
• Realizar otras actividades de su competencia que le sean asignadas por su línea de supervisión, relacionados con el área.
• Reportar cualquier sospecha de fraude a la unidad antifraude de Plan de acuerdo a los procedimientos establecidos.

Indicadores de éxito

• 100% de órdenes de compra ingresadas en el sistema corporativo a tiempo
• 01 archivo digital actualizado por año fiscal

Aspectos Generales

Asegurar que las políticas globales de Plan International para Salvaguardar a niños, niñas y jóvenes e Igualdad e Inclusión de Género estén totalmente integradas de acuerdo con los principios y requisitos de la política, incluyendo las Normas y Pautas de Implementación relevantes según corresponda a su área de responsabilidad. Esto incluye, entre otros, garantizar que el personal y los asociados conozcan y comprendan sus responsabilidades según estas políticas y el Código de Conducta (CoC) de Plan International, su relevancia para su área de trabajo y que las inquietudes se reporten y gestionen de conformidad con los procedimientos apropiados.

EXPERIENCIA TÉCNICA, CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES

Requisitos Indispensables

• • Estudiante de Educación media.
  • Experiencia mínima de 1 año en puestos similares en instituciones de desarrollo o asistencia humanitaria.
  • Honestidad e integridad, comprobable debido a nivel de recursos a gestionar.

Conocimientos

• Conocimiento del mercado de bienes, servicios y obras, sus leyes locales y enfoque ambiental.
• Dominio de herramientas tecnológicas tales como: Microsoft Office (Word, Excel, Power Point, Outlook), Teams, Zoom, entre otros.
• Idioma inglés intermedio (deseable).
• Conocimiento del sistema SAP (deseable).

Habilidades

• Capacidad de autogestión
• Técnicas de negociación efectiva
• Orientación al cliente
• Atención al detalle, para integridad y calidad de la data que gestiona
• Habilidades de comunicación con diferentes audiencias oral y escrita
• Trabajo en equipo por objetivos y prioridades
• Orientación a resultados

Ambiente fÍsico:

• Trabajo híbrido (presencial y teletrabajo).
• Trabajo de tipo intelectual y requiere manejar varias actividades a la vez.
• Disposición de viajar al interior del país, según sea requerido.
• Ante situaciones de emergencia, puede requerir asumir roles o actividades adicionales.

Nivel de contacto con niños y niñas:

Bajo contacto: No tiene contacto o la frecuencia de interacción es muy baja.

• Por favor tomar en cuenta que los procesos de selección que realiza Plan International son completamente gratuitos, nunca se solicita que los candidatos o candidatas realicen algún tipo de pago o depósito para participar o ser tomado en cuenta para ocupar una posición.
• Plan International cuenta con un código de conducta y políticas internas de Género, Inclusión y Salvaguarda de niños, niñas y jóvenes, por lo que toda persona que sea contratada, debe estar dispuesta a conocer, firmar, cumplir y promover estas políticas.
• Plan International asume el compromiso de cero tolerancias al abuso infantil y la discriminación. 
• Plan International realiza el proceso de selección centrado en la Política de Protección de la Niñez, Derechos Humanos, Equidad de Género y Multiculturalidad.
• Plan International se reserva el derecho de cerrar la convocatoria antes de la fecha establecida, al contar con los candidatos que requiere.
• Toda persona que aplica a un puesto de trabajo de Plan, deberá presentar la Solvencia del Registro Nacional de Agresores Sexuales del Ministerio Público, la cual deberá adjunta a su CV.