Guatemala P&C Coordinator

A través de su trabajo en 75 países con economías en desarrollo en África, Asia y las Américas, Plan International busca alcanzar la mayor cantidad de niños y niñas que sea posible, particularmente aquellos y aquellas que son excluidos/as o marginados/as, con programas de alta calidad que entregan beneficios duraderos, a través de incrementar sus ingresos, trabajando en asocio con otros y operando de manera efectiva.

¡Plan promueve los derechos de la niñez y está comprometida con la protección de los niños y las niñas, así como con la igualdad de género, por lo tanto, toma las medidas necesarias para que sus intervenciones y el actuar de su personal sean acordes con esta política, asimismo, respetamos el principio de igualdad de oportunidades y no discriminación a personas por su raza, color, género, edad, origen, lengua, discapacidad, orientación sexual, religiosa y/o política, estatus marital o embarazo! 

Propósito del cargo

Plan International es una organización humanitaria y de derechos de la niñez, independiente, comprometida con que niños, niñas, adolescentes y jóvenes vivan libres de pobreza, violencia e injusticia.

Como Un solo P&C, apoyamos el logro de la Estrategia Global de Plan International mediante

• Crear una experiencia más atractiva para las personas
• Apoyar el desarrollo de nuestra fuerza laboral
• Acelerar el desempeño, el liderazgo y el aprendizaje
• Promoción de la tecnología y la excelencia en los procesos.

Plan International se embarcó en una ambiciosa y apasionante iniciativa de cambio estratégico para hacer la organización más transparente, legítima y ágil. Fortalecer nuestros procesos de Personas y Cultura es uno de los factores clave para alcanzar nuestros objetivos estratégicos.

Quien ocupe la posición de Coordinación de Personas y Cultura (P&C) en el país se ocupará de asegurar la operación del día a día de P&C en el país, para la contratación, apoyo al personal y finalización de contratos en el país. Trabajará de manera colaborativa y coordinada con el equipo de P&C del clúster en los demás países.

Dimensiones del cargo

•  Lleva a cabo los procesos de adquisición de talento de posiciones en el país en niveles inferiores a nivel 13.
• Lleva a cabo procesos de contratación, inducción, novedades de planilla, apoyo al personal en el país y finalizaciones de contrato.
• Apoya en contactar proveedores de servicios locales para el personal.
• Lleva a cabo el procedimiento de finalización de contratos de trabajo.
• Responsable porque el sistema de HRIS esté con la información actualizada del personal en el país.
• 1 reporte directo: Asistente de P&C

Responsabilidades

Procesos de Adquisición de Talentos para posiciones en niveles inferiores a 13 en el país y pasantías.

• Asegura que se cuente con el Perfil de cargo aprobado para la posición o los términos de referencia para las pasantías, de otra manera remite al Especialista de Compensación Total y Bienestar en el Centro de Servicios Compartido para que se preste el respectivo apoyo
• Define el plan de selección con la supervisión respectiva y le apoya en el lanzamiento de la requisición en el sistema HRIS
• Prepara los anuncios para la vacante asegurando cumpla con los compromisos de salvaguarda e inclusión.
• Recibe y organiza la lista larga de aplicaciones en el sistema HRIS y establece lista corta con la persona que supervisa la posición.
• Coordina la elaboración de pruebas técnicas y psicotécnicas junto con el Oficial de P&C
• Coordina paneles de entrevistas.
• Consolida las calificaciones de entrevistas y elabora acta de selección.
• Lleva a cabo verificación de referencias y screening antiterrorista
• Asegura que la información y cierre de la requisición en el sistema HRIS se lleve a cabo.
• En los casos de posiciones seleccionadas en el pais, procede a la contratación en el HRIS, confirmadas por la Oficial de P&C del Clúster
• Lleva a cabo verificación de referencias, toma la prueba de integridad laboral y coordina entrevista de profundidad si corresponde
• Búsqueda de instituciones educativas para la firma de convenios en base a los requerimientos, en los países que aplique esta figura.

 Contratación local.

• Lleva a cabo todo el proceso de contratación local en el país: diligenciamiento de contratos, firma de documentos de conocimiento de políticas, afiliaciones a sistema de seguridad social locales, etc.
• Entrega de información sobre condiciones laborales y contrato de trabajo a la persona que ingresa.
• Asegura la realización de adendas, cartas laborales de cambio en las condiciones del contrato según la ley laboral del país.
• Alerta sobre la finalización de los contratos de trabajo.

Inducción local.

• Coordina el proceso de bienvenida en el país
• Coordina agenda de inducciones locales que se requieran según lo acordado con el /la Oficial de P&C
• Asegura que el proceso de inducción esté apropiadamente documentado.
• Da seguimiento a la firma y aceptación de todas las políticas por parte del personal asegurando que se cuenta con todos los documentos de respaldo correspondientes.

Integridad de la información en el sistema HRIS.

• Se asegura que el Asistente de P&C tenga la información necesaria para ingreso y actualización de la información en HRIS.
• Comunica a el/la Oficial de P&C de clúster cualquier situación que afecte la integridad de la información en el sistema.
• Seguimiento a hojas de tiempo y novedades en el sistema de HRIS
• Seguimiento a los KPIS asignados
• Completar los formatos de reportes mensuales, trimestrales, semestrales y/o anuales, haciendo los cálculos correspondientes

Finalización de contratos de trabajo

• Coordina con Asistente de P&C para entrega de documentación de finalización de contrato de trabajo, Realización de paz y salvos, viso a autoridades locales, proveedores de seguros y sistemas de seguridad social sobre el retiro de la persona.
• Retiro en los sistemas de la organización.
• Realiza el cálculo de la liquidación final de abres según corresponda conforme al Reglamento Interno, Políticas organizacionales y Legislación Local, y prepara la solicitud de pago.
• Elabora los acuerdos de terminación de contrato u otros documentos según el caso.

Apoyo y articulación con servicios locales

• Contacta y sirve de puente al equipo de P&C del clúster o del Centro de Servicios compartido con autoridades, proveedores de servicios locales o abogados cuando sea necesario.
• Coordinar con la Especialista de Compensación total y Bienestar, el análisis y selección del proveedor del seguro médico y vida, del Clúster.
• Brindar acompañamiento al personal en el aprovechamiento del seguro médico y vida

Administración de Nómina del Personal (Salarios, Aguinaldos, Bonos)

• Preparar las planillas de salarios mensuales y demás pagos relacionados con la compensación de beneficios y prestaciones sociales; genera el documento de pago asegurando el pago en tiempo y forma según los movimientos de la nómina del mes. Gestiona la acreditación correspondiente.
• Actualiza el sistema de planillas con acciones de personal (ingresos y desvinculaciones, cambios en la estructura, cambios en los puestos, cambios en salarios vacaciones, etc.).
• Canalizar por la vía adecuada los reclamos del staff en cuanto al pago de sus haberes
• Controlar la actualización de las hojas de registro de tiempo (timesheet) en HRIS en especial lo que tienen recuperación de costos según las indicaciones del donante.
• Elabora el flujo de efectivo para gestión y solicitud de fondos.
• Administra todos los beneficios otorgados al personal.
• Administra el control de vacaciones del departamento y de la organización.
• Monitorea a la ejecución presupuestaria con forme a lo planificado.
• Responsable de completar la Cédula de Severance C24
• Apoya a la Gerencia en la actualización de procedimientos patronales, procedimientos laborales, procedimientos fiscales, etc.
• Gestiona la relación con el proveedor del sistema de planillas y los cambios necesarios.
• Lleva control de deducciones al salario del personal que la Organización se compromete o está obligada a retener y pagar.
• Custodia la planilla y sus respectivos archivos de respaldo generados con los cambios realizados mensualmente.
• Hacer las comunicaciones al Ministerio de trabajo.
• Actualización de los libros de tenencia obligatoria

Comunicaciones, presentaciones y seguimientos de trámites ante los organismos de contralor y seguridad social.

• Tramite de reembolsos o licencias por reposos y licencias de maternidad, por las que Plan cancela la totalidad del salario y luego reembolsa al empleado.
• Da cumplimiento a las normativas vigentes para asegurar minimizar los riesgos ocupacionales, en línea con los reglamentos internos de la organización y la legislación local

Salvaguarda

Garantiza que la política global de salvaguardia de Plan International y la política de PII para prevenir el acoso, la explotación y el abuso sexual; y la Igualdad e Inclusión de Género están plenamente integradas de acuerdo con los principios y requisitos de la política, incluidas las Normas y Directrices de Implementación pertinentes según corresponda a su área de responsabilidad. Esto incluye, entre otros, garantizar que el personal y los asociados conozcan y comprendan sus responsabilidades según estas políticas y el Código de conducta (CoC) de Plan International, su relevancia para su área de trabajo y que las inquietudes se informen y gestionen de acuerdo con con los procedimientos adecuados.

Relaciones clave

• Coordinaciones y Asistentes de P&C de los otros paises
• Representantes de País
• Gerencias de Proyecto
• Centro de Servicios de P&C (Especialista de Compensación Total y Bienestar)
• Proveedores de Servicios
• Autoridades locales
• Abogados locales
• Helpdesk Global y Personal Global de Manejo de HRIS

Experiencia técnica, habilidades y conocimientos

• Profesional en áreas relacionadas con experiencia en operaciones de Recursos humanos en el país.
• Experiencia en administración del personal y manejo de sistemas de reclutamiento y gestión de la información del personal
• Experiencia en manejo de entrevistas de personal para ingreso.
• Experiencia en contratación de personal y procesos de gestión y finalización de contratos en el país.
• Conocimientos en el manejo de novedades de planilla
• Conocimiento general de la ley laboral en el país para la gestión de contratos laborales
• Experiencia en manejo de Word, Excel, power point, canva
• Experiencia en sistemas como: Success factor y Evolution
• Capacidad para trabajar de forma flexible según la necesidad.
• Máximo grado de integridad con capacidad comprobada para ganarse la confianza de todos los niveles de la organización.
• Escrupulosidad
• Orden y calidad
• Comunicación efectiva
• Resolución de problemas
• Habilidad numérica

Entorno de trabajo

• Trabajo en ambiente de oficina. Trabajo con equipos virtuales. Eventuales viajes a las unidades de programas.

Nivel de contacto con niños, niñas, adolescentes y jóvenes

• Bajo contacto: No hay contacto o una frecuencia de interacción muy baja.

• Por favor tomar en cuenta que los procesos de selección que realiza Plan International son completamente gratuitos, nunca se solicita que los candidatos o candidatas realicen algún tipo de pago o depósito para participar o ser tomado en cuenta para ocupar una posición.
• Plan International cuenta con un código de conducta y políticas internas de Género, Inclusión y Salvaguarda de niños, niñas y jóvenes, por lo que toda persona que sea contratada, debe estar dispuesta a conocer, firmar, cumplir y promover estas políticas.
• Plan International asume el compromiso de cero tolerancias al abuso infantil y la discriminación. 
• Plan International realiza el proceso de selección centrado en la Política de Protección de la Niñez, Derechos Humanos, Equidad de Género y Multiculturalidad.
• Plan International se reserva el derecho de cerrar la convocatoria antes de la fecha establecida, al contar con los candidatos que requiere.
• Toda persona que aplica a un puesto de trabajo de Plan, deberá presentar la Solvencia del Registro Nacional de Agresores Sexuales del Ministerio Público, la cual deberá adjunta a su CV