Asistente de Programas

A través de su trabajo en 75 países con economías en desarrollo en África, Asia y las Américas, Plan International busca alcanzar la mayor cantidad de niños y niñas que sea posible, particularmente aquellos y aquellas que son excluidos/as o marginados/as, con programas de alta calidad que entregan beneficios duraderos, a través de incrementar sus ingresos, trabajando en asocio con otros y operando de manera efectiva.

¡Plan promueve los derechos de la niñez y está comprometida con la protección de los niños y las niñas, así como con la igualdad de género, por lo tanto, toma las medidas necesarias para que sus intervenciones y el actuar de su personal sean acordes con esta política, asimismo, respetamos el principio de igualdad de oportunidades y no discriminación a personas por su raza, color, género, edad, origen, lengua, discapacidad, orientación sexual, religiosa y/o política, estatus marital o embarazo! 

Dimensiones del Rol:

• Apoyo al departamento de programas para el desarrollo de acciones administrativas, de proyectos, plan de compras, de comunicación con los diferentes departamentos de soporte y comunicación externa.
• Apoyo en la comunicación entre Facilitadores/promotores de desarrollo comunitario y los diferentes departamentos de soporte incluyendo patrocinio. En el caso de la CO, apoyo en la comunicación con Coordinadores de Programas, Coordinaciones Territoriales, Patrocinio y otras áreas de soporte de la CO
• Consolida, distribuye, recepción y envío documentación física y digital entre el equipo de programas/Up/CO y los demás departamentos
• Apoya en la comunicación con ministerios, secretarias, municipalidades, mesas técnicas, redes técnicas y otras entidades con las que se coordinan acciones programáticas
• Apoya con la recepción, resguardo de bienes y equipos requeridos por el equipo de programas/UP
• Apoyo con controles internos definidos por el departamento de programas
• Recepción de visitantes, recepción de comunicación física externa y distribución al equipo/oficina.
• Apoyo con Archivos físicos, digitales y minutas de reuniones.
• Apoyo en el desarrollo de eventos de coordinación interinstitucional

Responsabilidades generales - Resultados Finales claves para la posición:

• Ingreso de Solicitudes de pedido en Sap, Apoya y da seguimiento a liberaciones de solicitudes de pedido y órdenes de compra, Remite los procesos de requisiciones de compras y pagos a los departamentos de compras y centro de pagos.
• Completa formato de requerimientos de pago, de liquidaciones propias de Programas.
• Velar por el cumplimiento de las políticas corporativas de Plan, Fomentar y Propiciar ambientes agradables de trabajo, mediante su participación pro-activa y su compromiso profesional.
• Apoyo con los controles, recepción y envío de información referente a flota (vales, controles, coordinación), P&C y patrocinio
• Apoyo en seguimiento de acuerdos con los equipos de implementación programática de la CO (reportes, planificación, ejecución)
• Asegurar la existencia de suministros para que el personal cuente con los recursos que necesita para realizar su trabajo.
• Administrar los fondos de caja chica con el propósito de garantizar el manejo eficiente de los fondos asignados
•  Atender vía telefónica y personalmente a los visitantes la Unidad de Programa/CO con el fin de brindar un buen servicio y velar por la comunicación fluida y respetuoso con clientes externos.

Solución de problemas:

•  Coordina con IT si existen problemas con el uso de computadoras y/o programas.
• Reporta dificultades de comunicación, retrasos en los procesos, inconsistencia en las comunicaciones, documentos o controles
• Reporta problemas con vehículos y da seguimiento para la solución.
• Reporta incumplimiento de políticas.

Responsabilidad en situaciones de emergencia:

• Dar el apoyo requerido en las acciones de respuesta a la emergencia, de acuerdo a los planes y protocolos establecidos.

 Comunicaciones y relaciones de trabajo:

Internos

• Personal de la UP
• Personal CO
• Personal UA
• Personal otras Ups (en el caso de que esté ubicado en una UP)
• Personal departamentos de apoyo (P&C, Seguridad, Operaciones)

Externos

• Visitantes
• Instituciones
• Socios

 Conocimientos, habilidades, conductas, y experiencia requerida para lograr los objetivos del puesto:

Conocimientos

• Conocimientos de trabajo de ONG´s
• Manejo de paquetes de office
• Estudios Universitarios en Administración de Empresas o carrera afín.
• Experiencia mínima de dos años en posiciones similares.

Habilidades específicas al puesto:

• Excelentes relaciones interpersonales
• Espíritu de servicio
• Capacidad de trabajo bajo presión
• Capacidad de planificación, organización, coordinación, seguimiento y cierre de procesos.
• Nivel básico de idioma inglés (deseable)

Otros Requisitos

• Asume el compromiso de cero tolerancias al abuso infantil y se compromete con el Código de Conducta.
• Empatía con la igualdad de género, multiculturalidad y enfoque de derechos
• Promueve la política de protección de la niñez y la de igualdad de genero
• Sensibilidad social.

Ambiente físico y requerimientos:

Características físicas del trabajo: 

• Ambiente seguro para el resguardo de valores de la organización
• Disponibilidad de equipo adecuado para el cumplimiento de sus tareas (computadora, impresora, scanner, teléfono e internet)

 Características ambientales del trabajo:

• Con ventilación e iluminación adecuada
• Clima laboral agradable

 Nivel de contacto con la niñez:

• Bajo: únicamente cuando familias afiliadas visitan la oficina

 Número de subordinados:

• N/A

• Por favor tomar en cuenta que los procesos de selección que realiza Plan International son completamente gratuitos, nunca se solicita que los candidatos o candidatas realicen algún tipo de pago o depósito para participar o ser tomado en cuenta para ocupar una posición.
• Plan International cuenta con un código de conducta y políticas internas de Género, Inclusión y Salvaguarda de niños, niñas y jóvenes, por lo que toda persona que sea contratada, debe estar dispuesta a conocer, firmar, cumplir y promover estas políticas.
• Plan International asume el compromiso de cero tolerancias al abuso infantil y la discriminación. 
• Plan International realiza el proceso de selección centrado en la Política de Protección de la Niñez, Derechos Humanos, Equidad de Género y Multiculturalidad.
• Plan International se reserva el derecho de cerrar la convocatoria antes de la fecha establecida, al contar con los candidatos que requiere.
• Toda persona que aplica a un puesto de trabajo de Plan, deberá presentar la Solvencia del Registro Nacional de Agresores Sexuales del Ministerio Público, la cual deberá adjunta a su CV