Project Accountant

The Organisation

Plan International is an independent development and humanitarian organisation that advances children’s rights and equality for girls.

We believe in the power and potential of every child. But this is often suppressed by poverty, violence, exclusion and discrimination. And it’s girls who are most affected.

Working together with children, young people, our supporters and partners, we strive for a just world, tackling the root causes of the challenges facing girls and all vulnerable children.

We support children’s rights from birth until they reach adulthood. And we enable children to prepare for – and respond to – crises and adversity. We drive changes in practice and policy at local, national and global levels using our reach, experience and knowledge.

We have been building powerful partnerships for children for over 80 years, and are now active in more than 70 countries.

PROFIL D'EMPLOI

RAISON D’ETRE DU POSTE

Exécuter les transactions financières conformément aux politiques et procédures du manuel d'exploitation, aux lois locales et aux normes comptables ; traiter les paiements, effectuer les intégrations de comptes, les rapprochements bancaires, les rapprochements bancaires, traiter avec les entités bancaires et assister aux audits de projets. Ainsi que de fournir des données pour la préparation des états et rapports financiers, afin de contribuer à la transparence de la gestion financière et au principe de responsabilité.

DIMENSIONS DU poste

• Gestion des paiements avec leurs enregistrements respectifs des transactions financières dans SAP, conformément aux normes financières.
• Assurer l'analyse et la réconciliation des comptes de bilan et des engagements.
• Émettre les demandes de paiement des ministères.
• Suivi des opérations bancaires.
• Accompagner les audits de projets.
• Participation active à l'élaboration du budget en fournissant des directives comptables et à la clôture en traitant les corrections de projet identifiées/requises.
• Fournir des conseils comptables à l'équipe de mise en œuvre du projet, conformément aux normes internationales d'information financière.

RESPONSABILITES

• Enregistrer les factures et émettre les paiements aux comptes créditeurs des fournisseurs et des collaborateurs conformément aux politiques et procédures définies, identifier les dossiers déjà traités avec le sceau "payé" et garder le contrôle du dossier ;
• Réconcilier chaque mois les comptes de bilan des engagements, des fournisseurs, des banques, de la rétention des consultants et des comptes de régularisation des dettes liées à son domaine ;
• Préparer et suivre les demandes de paiement du département ;
• Effectuer le processus d'ouverture de nouveaux comptes bancaires et la notification des changements pertinents ; préparer et remplir les formulaires d'ouverture de compte et de personnel signataire, émettre des lettres de demande à la banque émettrice, canaliser les signatures conformément à la limite d'autorité, compiler et classer la documentation pertinente ;
• Accompagner les audits des projets assignés en coordonnant avec les autres équipes impliquées dans la livraison de la documentation et en assurant le succès des rapports.
• Contribuer à l'élaboration de nouvelles propositions de projets ;
• Attention et résolution des doutes à l'équipe de mise en œuvre.

Responsabilités par rapport à la protection des enfants

• S’assurer que les contrats et protocoles ou MoU avec des consultants, des partenaires contiennent les normes minimales en matière de respect des droits des enfants à la protection contre la violence.
• Faciliter la compréhension de faire un relevé des partenaires clés et d’organiser des séances de travail pour leurs représentants, interfaces et sous-traitants.
• Assister les enfants en danger n’importe où et faire le suivi auprès des autorités ou Plan International ou encore d’autres entités capables d’y répondre dans la mesure du possible.
• Assurer une participation sécurisée des enfants, des adolescents et des jeunes dans les activités les impliquant au nom de Plan y compris avec les médias ou les donateurs en procédant à une analyse de risques.
• Agir d’une façon responsable pour protéger les enfants avec qui Plan entre en contact y compris dans les interactions que ces derniers peuvent avoir avec les médias, célébrités, consultants ou partenaires de Plan.

•  Remplir les fiches de feedback et d’évaluation de risques suite avant et après des activités impliquant les enfants et les jeunes.
• Se limiter au contact personnel avec les parents des enfants et des jeunes, et se garder d’entretenir des discussions y compris en ce qui concerne les activités de Plan International, via e-mail ou téléphone ou encore les réseaux sociaux avec les enfants.
• Coopérer dans le cadre des enquêtes sur le bien-être des enfants ou sur les cas sensibles relatifs à la sauvegarde de la sécurité des enfants et des jeunes.
• Faire la promotion de la sauvegarde de la sécurité de Plan International et des valeurs ainsi que les engagements que l’organisation assume en rapport au « Zéro tolérance » envers les abus perpétrés à l’égard des enfants et des jeunes suivant la logique du 7/7 et 24/24.
• Suivre les introductions, formations, en ligne ou face à face sur la sauvegarde de la sécurité des enfants et des jeunes et soumettre le certificat aux Ressources Humaines.
• Ne jamais avoir de relations amoureuses ou d’ordre sexuel avec des individus âgés de moins de 18 ans et celles et de ceux ayant entre 18 à 24 ans lorsque ces derniers sont encadrés par nos programmes. 

Responsabilités par rapport au genre

• S’assurer que la budgétisation de l’organisation soit sensible au genre ;
• S’assurer que les contrats et protocoles ou MoU passés avec des consultants, fournisseurs, des partenaires contiennent les normes minimales en matière d’égalité des sexes ;
• S’assurer que les principes d’équité de genre soient respectés dans les procédures de passation de marché ;
• Signaler à l’équipe/comité ou à la personne responsable de gérer les plaintes toute allégation, faits avérés ou inquiétude relevant de la mise en œuvre de la Politique de l’égalité des sexes ou de harcèlement sexuel ;
• S’assurer que les fonds de « cost recovery » soient orientés vers des activités sensibles ou transformatrices en genre ;

Responsabilités en situation d’urgence

• Être disponible pour l’organisation en situation d’urgence ;

• Prendre Connaissance de son rôle et ses responsabilités dans le Disaster Preparedness Plan (DPP) à chaque niveau d’alerte et s’y adhérer.

Aspects Généraux   

• S’assurer que les activités entreprises au nom de Plan International Haïti au niveau externe

ou interne sont exécutées en conformité avec les buts de l’organisation et avec les politiques et procédures de Plan International Haïti ;

• Exécuter toutes autres tâches assignées par le Country Director, superviseur direct ou leur délégué ;

• S'assurer que les politiques mondiales de Plan International en matière de protection des enfants et des jeunes et d'égalité et d'inclusion des sexes sont pleinement intégrées dans leurs fonctions, conformément aux principes et aux exigences de la politique, y compris les normes de mise en œuvre et les directives pertinentes applicables à leur domaine de responsabilité. Il s'agit notamment de s'assurer que le personnel et les partenaires connaissent et comprennent leurs responsabilités dans le cadre de ces politiques et du Code de conduite (CoC) de Plan International, leur pertinence dans leur domaine de travail, et que les préoccupations sont signalées et gérées conformément aux procédures appropriées. 

RELATIONS

1. Interne 

• Départements Approvisionnement et Logistique, Programmes, Mobilisation des Ressources, Collecte de fonds et Marketing, Communications de Parrainage, Ressources Humaines, toutes les UP

2. Externe

• Banques
• Auditeurs
• Consultants  
• Personnel des organisations partenaires

EXPERTISE TECHNIQUE, CONNAISSANCES ET COMPÉTENCES

Principales exigences 

• Licencié/ée en comptabilité;
• Trois (3) ans d'expérience en gestion financière ou comptable ;
• Connaissance de la réglementation fiscale du pays ;
• Connaissance du rapprochement bancaire, des comptes fournisseurs et des processus comptables ;
• Codification des comptes selon le plan comptable ;
• Bonne connaissance des progiciels de l'environnement Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Project) ;
• Connaissance des systèmes de dépôts de documents et de réunions TEAMS, Zoom, entre autres.
• Maîtrise des outils de réunion virtuelle tels que Teams, Zoom, entre autres ;
• Connaissance de l'anglais (souhaitable) ;
• Connaissance de SAP et de Dynamics 365 (souhaitable).

Compétences  

• Compétences interpersonnelles de communication, de présentation et de persuasion ;
• Haut niveau d'attention aux détails ;
• Capacité d'analyse et de synthèse de l'information ;
• Sens élevé de l'organisation et gestion efficace du temps ;
• Excellentes compétences interpersonnelles ;
• Motivation personnelle, capacité à travailler avec un minimum de supervision ; capacité à travailler dans des délais serrés ; compétences en matière d'organisation et de planification ;
• Capacité à travailler et à s'adapter professionnellement et efficacement dans un environnement stimulant ; capacité à travailler efficacement dans une équipe multiculturelle composée de personnel national et international ;
• Capacité à mener plusieurs tâches de front, dans un environnement multiculturel, et à traiter des questions confidentielles ;
• Intégrité et transparence dans toutes les actions ;
• Dans les situations d'urgence, il peut être demandé d'assumer des rôles ou des activités supplémentaires.

VALEURS DE PLAN INTERNATIONAL

Nous sommes ouverts et responsables

• Promouvoir une culture d'ouverture et de transparence, y compris avec les parrains et les donateurs.
  Être soi-même redevable et tenir les autres redevables pour atteindre les standards les plus élevés d'intégrité.
• Être cohérent et juste dans la manière de traiter les gens.
• Être honnête sur les erreurs et désireux d'apprendre de nos erreurs.
• Assurer notre redevabilité que nous sommes une organisation sûre pour tous les enfants, les filles et les jeunes.

Nous œuvrons pour un impact durable

• Articuler un objectif clair pour le personnel et définir des attentes élevées.
• Créer un climat d'amélioration continue, ouvert au défi et aux nouvelles idées.
• Concentrer les ressources pour conduire le changement et maximiser l'impact sur le long terme, en réponse aux changements de priorités ou de crises.
• Se baser sur les évidences et évaluer notre efficacité.

Nous travaillons bien ensemble

• Chercher des résultats constructifs, être à l’écoute les autres et accepter de faire des compromis quand c'est approprié.
• Établir des relations constructives à travers Plan International pour soutenir nos objectifs communs.
• Développer des relations de confiance et « gagnant-gagnant » avec les bailleurs de fonds, les partenaires et les communautés.
• S’engager et bien travailler avec les autres hors de l'organisation pour construire un monde meilleur pour les filles et tous les enfants.

Nous sommes inclusifs et habilitants

• Favoriser une culture d'ouverture et de transparence, y compris avec les parties prenantes.
• Respecter tout le monde, apprécier les différences et remettre en question les inégalités dans nos programmes et notre milieu de travail.
• Aider les enfants, les filles et les jeunes à accroître leur confiance et à changer leur vie.

Permettre à notre personnel de donner le meilleur de lui-même et de développer son potentiel.

ENVIRONNEMENT PHYSIQUE

• Travail au Bureau.
• Volonté de voyager à l'intérieur ou à l'extérieur du pays selon les besoins.
• Dans des situations d'urgence, il peut être demandé d'assumer des rôles ou des activités supplémentaires qui impliquent des déplacements dans différentes zones géographiques.

NIVEAU DE CONTACT AVEC LES ENFANTS

• Contact faible : Aucun contact ou très faible fréquence d'interaction
• Contact moyen : Interaction occasionnelle avec les enfants
• Niveau élevé : interaction fréquente avec les enfants

Il est attendu de tout employé de Plan International Haïti qu’il renforce ses capacités en matière de protection de l’enfant en général et en particulier qu’il ait des connaissances approfondies sur la politique de Sauvegarde des enfants et des jeunes de Plan.

References will be taken and background and anti-terrorism will be carried out in conformity with Plan International Child Protection Policy.  Plan International operates an open opportunities policy and actively encourages diversity, welcoming applications from all areas of the international community.