Encargada/o de Logística y Administración

Plan International es una organización humanitaria y de desarrollo independiente que promueve los derechos de los niños y la igualdad de las niñas. Creemos en el poder y el potencial de cada niño, pero a menudo estos se ven suprimidos por la pobreza, la violencia, la exclusión y la discriminación. Y las más afectadas son las niñas. Trabajando junto con los niños, los jóvenes, nuestros partidarios y socios, luchamos por un mundo justo, abordando las causas fundamentales de los desafíos que enfrentan las niñas y todos los niños vulnerables.
Apoyamos los derechos de los niños desde el nacimiento hasta que alcanzan la edad adulta. Permitimos que los niños se preparen para las crisis y la adversidad y respondan a ellas. Impulsamos cambios en la práctica y la política a nivel local, nacional y mundial utilizando nuestro alcance, experiencia y conocimiento. Hemos estado construyendo alianzas poderosas para los niños durante más de 85 años y ahora estamos activos en más de 80 países.

PROPÓSITO
Implementar y asegurar la gestión eficiente de Logística, Administración y activos, sí como asegurar todas las tareas relacionadas con la gestión de la oficina, organización de visitantes y viajes, organización de eventos y gestión de trámites, asegurando el cumplimiento de las políticas y procedimientos corporativos y normas legales del país, que faciliten el desarrollo de operaciones más eficientes y permitan una adecuada rendición de cuentas. Asegurar la implementación de los comentes de la Cadena de Suministro en la Unidad de Programas: logística, Gestión de Activos Fijos, Administración de Flota Vehicular e Infraestructura de Oficina.
 

RESPONSABILIDADES PRINCIPALES
Gestión de Logística

• Planificar y coordinar la logística de eventos, talleres y conferencias tanto a nivel local.
• Gestión de cotizaciones. 
• Elaborar cuadros comparativos, convoca y participa en procesos de evaluación y selección de proveedores siendo parte de los Comités de Compra. 
• Asegurar la distribución y entrega de bienes y servicios a usuarios finales. 
• Brindar soporte para la elaboración y consolidación de los Planes de Compra de las oficinas. Emite reportes y brinda información sobre costos unitarios a los equipos para la realización de propuestas. 
• Brindar soporte en gestión logística y seguridad de eventos y talleres de la Oficina de País. 
• Responsable de elaborar el reporte mensual de las cuentas por cobrar y cuentas por pagar a proveedores y contratistas.
• Asegurar que los procesos de logística se realicen acorde a la política global de compras y logística, desde la etapa inicial hasta la solicitud de pagos a proveedores.
• Coordinar la logística del personal que viaje a nivel local e implementa los procedimientos que apoye una gestión transparente y efectiva.
• Gestionar de forma óptima el aprovisionamiento y la planificación, es decir, la logística interna.
• Optimizar el transporte: reducir el coste, plazos e itinerarios de entrega.
• Planificar el traslado de los participantes a los encuentros organizados por la Agencia, en el marco del Programa.
• Vigilar que los espacios donde se realicen los eventos del Programa cumplan con los requerimientos de Protección y las condiciones necesarias para el adecuado desarrollo de las actividades programadas.
• Recibir la mercancía y los servicios contratados. (físico y en el sistema)
• Control de documentos
• Responsable de las actividades diarias de recepción, emisión, transferencias, devoluciones, enajenaciones y ajustes de stock. (cuando aplique).
• Control de uso de salas de reuniones.
• Asegura la distribución y entrega de bienes y servicios a usuarios finales.
• Consolida el expediente de Compra y deriva al Asistente administrativo para su registro en el sistema de pagos

Monitoreo y control de Activos Fijos

• Asegurar que el staff nuevo cuenta con sus activos fijos y equipamiento para inicio de sus labores
• Coordinar inventario físico de su oficina y asegura regularizaciones
• Asegurar que staff saliente devuelta activos y que se registren transferencias.
• Emitir reportes de activos de acuerdo a solicitud
• Control y monitoreo de equipos de telefonía móvil e internet
• Recepción de activos físicos en calidad y cantidad.
• Etiquetado de activos
• Registro de activos
• Gestionar documentación de recibo
• Informar y gestionar discrepancias en los recibos.

Gestión Administrativa

• Supervisar directamente Chofer, Conserjes.
• Responsable de la divulgación y cumplimiento de las políticas interna y manual de operaciones, específicamente en la sección de administración.
• Supervisar el aprovisionamiento de servicios relativos a la planta física de la localidad correspondiente, a través de:
• Responsable por la administración de los fondos de caja chica por valor de RD$50,000; y por los activos de la localidad, incluyendo los vehículos.
• Coordinar el mantenimiento, limpieza, orden y funcionamiento de los espacios, mobiliarios y equipos de oficina, así como las reparaciones y mantenimientos que sean necesarios.
• Asegurar la disponibilidad de los servicios de agua, energía eléctrica, recogida de basura, teléfonos y redes, subscripciones de periódicos y revistas, alquileres de locales, pólizas de seguros, entre otras; coordinando mantenimientos pertinentes a planta eléctrica, aires acondicionados, fotocopiadoras, faxes y otros equipos; efectuando los pagos correspondientes, reportando fallas y gestionando adquisición o cambios requeridos para el buen funcionamiento de la oficina.
• Coordinar mudanzas y movimientos de mobiliarios y equipos.
• Garantizar el flujo documental adecuado y la trazabilidad de la información.
• Consolidar, monitorear e informar sobre todos los costos afiliados a la gestión de la oficina.
• Garantizar el movimiento adecuado de visitantes y la seguridad en los viajes.
• Todos los visitantes y el personal son iniciados, conocen y aplican procedimientos y políticas.

Administración de Flota Vehicular

• Elaborar planificación mensual / semanal y asignación de vehículos al personal.
• Monitorear el correcto uso de vehículos a través del sistema de rastreo vehicular, revisión de bitácoras.
• Asegurar el mantenimiento oportuno de vehículos y motos y registra en el sistema de rastreo vehicular.
• Asegurar el equipamiento estándar de los vehículos de su PU.
• Asegurar que los vehículos cuenten con seguros vigentes con apoyo de CO.
• Emisión de vales de combustible y registro en el sistema de rastreo vehicular.
• Asegurar que todos los conductores estén capacitados y sean conscientes de las nuevas políticas y pasos para mantener la seguridad y la seguridad.
• Garantizar un permiso de conducir válido para todos los conductores.
• Mantener registros administrativos en sistema TerraMar.
• Alertar sobre problemas con los activos de la flota.
• Planificar y optimizar movimientos.
• Registrar y documentar todos los costos de la flota en el sistema TerraMar.
• Registrar datos de vehículos en sistema de tracking / altas y bajas.

Funciones en situaciones de emergencia

• Apoyar en la logística, las compras, almacenamiento y transporte en situaciones de emergencia.
• Apoyar para identificar proveedores que tengan la capacidad de ofrecer los servicios requeridos en caso de emergencia.
 

EXPERIENCIA TÉCNICA, CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES
Requisitos fundamentales

• Estudiante de término de las carretas Administración, Contabilidad o áreas afines; o al menos cinco (5) años de experiencia profesional.
• Formación en logística, y negociación con suplidores, preferible conocimiento en logística.
• Experiencia de tres (3) o más años coordinando proceso y gestión de logística y compras.
• Experiencia de tres (3) o más años en procesos aduanales y logística.
• Experiencia de tres (3) años supervisando personal.
• Conocimiento del mercado de bienes y servicios en la localidad, leyes y procesos aduanales, leyes de impuestos sobre bienes y servicios y las exenciones a ONGs
• Dominio de herramientas tecnológicas Microsoft Office (Word, Excel, Power Point, Outlook).
 

Habilidades

• Capacidad de comunicación oral y escrita, con el fin de mantener relaciones positivas con los clientes y proveedores.
• Habilidades de negociación para asegurar que los precios son siempre competitivos.
• Actitud positiva.
• Orientación al resultado, enfoque en soluciones para asegurar que los procesos logísticos y administrativos fluyen de acuerdo a los tiempos requeridos.
• Excelentes aptitudes interpersonales; sensibilidad cultural y social; capacidad de trabajar de manera inclusiva y colaborativa con una variedad de interesados, incluyendo miembros de la comunidad de base, organizaciones religiosas y juveniles, y autoridades en distintos niveles; familiaridad con herramientas y abordajes de la comunicación para el desarrollo;
• Motivación por iniciativa propia, capacidad de trabajar con mínima supervisión; capacidad de trabajar con plazos ajustados; capacidad de organización y planificación;
• Capacidad de trabajar y adaptarse de manera profesional y efectiva en un ambiente desafiante; capacidad de trabajar efectivamente en un equipo multicultural de personal nacional e internacional.
• Capacidad para realizar múltiples tareas, en un entorno multicultural y tratar asuntos confidenciales.
• Capacidad para gestionar las actividades diarias de la oficina (incluidas, entre otras, la gestión de viajes, la gestión de instalaciones y activos, el mantenimiento de políticas y procedimientos) para satisfacer las necesidades operativas.

La igualdad, la diversidad y la inclusión son la base de todo lo que representa Plan International.
Queremos que Plan International refleje la diversidad de las comunidades con las que trabajamos, ofreciendo igualdad de oportunidades para todos, independientemente de la edad, discapacidad, cambio de sexo, matrimonio y unión civil, embarazo y maternidad, raza, religión o creencias, sexo u orientación sexual.
Plan International se basa en una cultura de inclusión y nos esforzamos por crear un entorno de trabajo que garantice que cada equipo, en cada oficina, en cada país, esté repleto de personas, pensamientos e ideas diversas.
Fomentamos una cultura organizacional que adopte nuestro compromiso con la justicia racial, la igualdad de género, los derechos de las niñas y la inclusión.
Plan International cree que en un mundo donde los niños enfrentan tantas amenazas de daño, es nuestro deber asegurarnos de que, como organización, hagamos todo lo posible para mantener a los niños a salvo. Esto significa que tenemos responsabilidades particulares con los niños con los que entramos en contacto y no debemos contribuir de ninguna manera a dañarlos o ponerlos en riesgo.