Assistant Supply Chain

L' organisation

Plan International est une organisation humanitaire et de développement indépendante (organisme caritatif/à but non lucratif/de bienfaisance - sélectionnez le terme approprié pour votre public clé) qui fait la promotion des droits des enfants et de l’égalité des filles.

Nous sommes convaincus du pouvoir et du potentiel de chaque enfant. Mais cela est souvent étouffé par la pauvreté, la violence, l’exclusion et la discrimination. Et ce sont les filles qui sont les plus touchées.

En collaborant avec les enfants, les jeunes, nos défenseurs et nos partenaires, nous essayons d’obtenir un monde juste, en abordant les causes des obstacles que les filles et tous les enfants vulnérables doivent surmonter.

Nous soutenons les droits des enfants de la naissance à l’âge adulte. Et nous permettons aux enfants de se préparer et de réagir aux crises et à l’adversité. Grâce à notre portée, notre expérience et nos connaissances, nous favorisons les changements dans la pratique et la politique au niveau local, national et global.

Depuis plus de 85 ans, nous bâtissons de puissants partenariats pour les enfants et nous sommes actifs dans plus de 75 pays.

Dimensions DU POSTE

Sous la supervision du Supply Chain Officer ou du/de la Chef-fe de Sous-Bureau ou de l’Officer In Charge (OiC), l’Assitant supply Chain est chargé de :

• Chaine d’approvisionnement et de leur suivi ;
• La gestion du parc automobile et des immobiliers ;
• Tenir à jour le registre d’inventaire ;
• Faire, avec l’Administrateur ou toute autre personne ayant délégation de pouvoir, deux fois par an l’inventaire physique des immobilisations en imprimant plusieurs registres : matériel fonctionnel ayant valeur d’inventaire, matériel fonctionnel n’ayant pas valeur d’inventaire, matériel reformé, cassé, en donation, etc. 

Il/elle est chargé de faire le suivi des gardiens et des manutentionnaires et de superviser les chauffeurs. Le titulaire du poste ne gère pas de budget spécifique.

BUT DU POSTE

Coordonner les activités et assurer la gestion des documents relatifs à la Chain d’approvisionnement (Achat, Fleet, Stock, Inventaires, distribution).

Responsibilites - ResultATs CLES DU POSTE

Achats

• Coordonner et exécuter des stratégies d'achat sous la supervision de l’Officier Supply Chain conforment au Plan d’achat de bureau ;
• Assister les chefs de projet pour la mise en place du plan d’achat pour le projet et la consolidation pour le bureau ;
• Suivre et rapporter les mesures fonctionnelles clés pour réduire les dépenses et améliorer l'efficacité ;
• Sous la supervision du Supply chain Spécialiste et de l’Officier Supply chain élaborer des stratégies de négociation et conclure des accords avec des conditions optimales en faveur de l’organisation ;
• Suivre le procurement planning et anticiper les procédures d’achats ;
• Maintenir à jour le procurement tracker ainsi que le contrat tracker ;
• Veiller à la bonne tenue des documents comptables des achats et en assurer l’archivage.

Logistique

• Préparer avec l’équipe programme, la planification des livraisons de vivres et non-vivres ;
• Superviser le magasinier et assurer le suivi pour le chargement correct et en temps opportun des camions ;
• Consolider les rapports journaliers de stocks et les transmettre au superviseur ;
• Suivre et contrôler les mouvements des vivres et non-vivres entrants et sortants;
• Assurer le contact permanent avec les magasiniers ;
• Veiller au respect scrupuleux du système de rotation des stocks FIFO ;
• Suivre les dates d’expiration des denrées pour minimiser les pertes ;
• Effectuer les inventaires physiques mensuels pour les cantines scolaires et après chaque distribution ;
• Suivre l’exécution des contrats de transports (clauses) ;
• Assurer la bonne gestion de carburant et des ressources matérielles de Plan RCA sur le terrain (entretien des immobilisations, suivi des entretiens et réparations, mise à jour de la documentation administrative des biens) ;
• Tenir à jour les fiches d’inventaire ;
• Planifier le mouvement des véhicules ;
• Toutes autres taches que le superviseur lui confiera ;
• Veuillez la propriété des locaux de Plan International bureau comme Guesthouses ;
• L’approvisionnement du bureau et des Guesthouses.

 Flotte Automobile

• Suivre la maintenance des véhicules dans son bureau et le renseigner les maintenances dans le système de suivi du parc ;
• Suivre dans Tracpoint la conformité des chauffeurs ;
• Renseigner la consommation de carburant de vehicules dans Tracpoint ;
• Suivre la formation des chauffeurs et la supervision.

Sécurité

• En liens avec le Conseillers en Securitate, l’Assistant Logistique contribuera à la mise en œuvre des procédures opérationnelles standard de sécurité au sein de l’équipe SRT Local à travers :
  • La participation aux rencontres de l’équipe SRT de la zone du projet ;
  • Le partage et la diffusion des normes et procédures opérationnelles standard de sécurité au niveau de la zone du projet ;
  • Assurer de façon permanente le maintien des locaux propres et sécurisés (consignes de propretés, de sécurité, dispositifs d’informations des usagers visible et accessible ;
  • Tenir une rencontre bimensuelle ou mensuelle d’informations et d’échanges avec les acteurs de la chaine logistique (chauffeurs, manœuvres, magasiniers…) .
• Participer au recrutement des journaliers (gardiens, manutentionnaires etc).
• Superviser les gardiens et manutentionnaires.

GESTION DES ProblemEs

• Faire un planning des rencontres périodiques pour discuter de tous les problèmes possibles avec l’ensemble du staff et partenaires ;
• Etre capable de trouver les solutions aux problèmes posés, savoir faire les enquêtes nécessaires, analyser et résoudre les problèmes ;
• Respect strict des procédures de Plan International RCA en matière de gestion des achats, de stock et fleet ;
• Conciliation du besoin personnel des employés et des normes du service.

Communications ET RELATION DE TRAVAIL

• Avoir une facilité de contact avec le personnel, les partenaires ;
• Etre un agent proactif disponible, pouvoir analyser les problèmes qui sont posés et les solutionnés très vite.

A l’interne :

L’Assistant Supply Chain aura des relations de travail: avec:                                                       

• Le/la chef-fe de sous bureau ou OiC ;
• Officier Supply chain ;
• Le Coordinateur Supply Chain ;
• Le Conseiller en Sécurité ;
• Les superviseurs et animateurs du projet ;
• Le personnel du Sous Bureau ;
• Les autres conseillers, spécialistes de programmes et membres du CMT ;
• Tout le personnel de Plan.

A l’externe

• Les partenaires et communautés

EXPERTISES, COMPETENCES& CONNAISSANCE

• Niveau d’études générales : Niveau BAC+2 minimum en Logistique, Economie, comptabilité, informatique de Gestion ;
• Expérience professionnelle : trois (03) ans d’expérience dans l’un des domaines suivants : logistique, comptabilité, transport, assurance, statistiques, opérations, etc.
• Langues : le poste exige de pouvoir tenir une conversation en Français et en SANGO, une bonne connaissance de l’anglais et être en mesure produire des documents de travail en français ;
• Informatique : Connaissance des logiciels de traitement des textes, un tableur et d’autres logiciels ;
• Autres Compétences et Aptitudes requises :
  • Avoir une bonne connaissance en gestion, en comptabilité et une grande expérience dans l’organisation ;
  • Être à l’écoute de son superviseur et aux autres collaborateurs ;
  • Être disponible, travailleur et accepter le travail sous pression ;
  • Bon esprit d’équipe et tact.

EnvironNEment ET EXIGENCES PHYSIQUES

Ce travail est un travail de terrain. Le/la titulaire du poste doit donc disposer d’une bonne santé mentale et physique. Il doit également être apte à accepter de faire de multiples déplacements en moto ou en véhicule

Niveau de contact avec les enfants

Faible :  Faible interaction avec les enfants

VALEURS DE Plan International

Nous sommes redevables et ouverts

• Nous créons un climat de confiance, au sein et en dehors de l’organisation en étant ouverts, honnêtes et transparents ;
• Nous nous devons d’être redevables nous-même et les autres des décisions que nous prenons et de leurs impacts, tout en respectant nos engagements.

Nous œuvrons pour un impact durable

• Nous œuvrons pour un impact significatif et durable sur la vie des enfants et des jeunes, et pour obtenir l'égalité pour les filles ;
• Pour cela, nous nous engageons à être courageux, audacieux, réactifs, précis et innovants.

Nous travaillons bien ensemble

• Notre succès s’appuie sur la collaboration efficace avec d’autres au sein et en dehors de l’organisation, incluant nos parrains et nos bailleurs ;
• Nous soutenons activement nos collègues, en les aidant à atteindre leurs objectifs ;
• Nous unissons nos efforts pour créer et mettre en œuvre des solutions à travers Plan International, avec les enfants, les filles, les jeunes, les communautés et nos partenaires.

Nous sommes inclusifs et agissons pour le renforcement des plus vulnérables

• Nous respectons toute personne, apprécions les différences et luttons contre les inégalités dans nos programmes et sur nos lieux de travail ;
• Nous aidons les enfants, les filles et les jeunes à gagner plus d’assurance et à changer leurs propres vies. Nous renforçons nos équipes pour qu’il donne le meilleur de lui et développe son potentiel.

Lieu de travail:  Bocaranga et Bangui

Se rapporte au:  Chef-fe de bureau/ Supply Chain Officer

Grade: 11, avec un salaire de base entre 221.824 – 402.273 Fcfa + Primes et indemnités

Date limite: 09 mai 2024